Menü Optionen in der Auftragserfassung

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Unter „Optionen“ (1) können im Auftrag für einen ausgewählt und markierten oder für mehrere Artikel einzelne Positionen geändert werden, ohne die betreffende Spalte im Reiter „Artikelerfassung“ langwierig suchen zu müssen. Es gibt Parameter, die auf die Preisgestaltung oder den Transport Einfluss nehmen. Hier erfolgt ein direkter Zugriff auf die Eigenschaft. Eine Korrektur oder Eingabe von Hand ist (meistens) möglich.

1 Etiketten / Gebinde

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Unter diesem Punkt können in einer weiteren Auswahl Unterpunkte aufgerufen werden

1.1 Flag Hormonpuder setzen

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Wird die Abfrage mit >>Ja<< beantwortet, wird in der markierten Zeile das „N“ (Pfeil) gegen ein „J“ getauscht.

1.2 Anzahl Stecketiketten setzen

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Hier öffnet ebenfalls eine Abfrage. Mit Anklicken von >>Ja<< öffnet ein weiteres Fenster.

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Trägt man nun eine Zahl ein (1), wird sie nach Bestätigen mit >>OK<< (2) übertragen (roter Pfeil).

1.3 Gebinde zuordnen

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Wie in der Tourenverwaltung können bereits im Auftrag die Gebinde zugeordnet werden.

Zunächst erfolgt eine einfache Abfrage, die man mit >>Ja<< bestätigt.

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Die Spalte „Gebinde“ enthält nur die Informationen „C“ = CC-Container oder „P“ = Palette.

Achtung: eine Änderung umfasst grundsätzlich den gesamten Auftrag – Markierungen werden ignoriert.

Teilaufträge können in der Tourenverwaltung wieder geändert werden.

1.4 Gebinde Information

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(1) Unter „Datum“ sind die Lieferzeiträume aufgeführt.

(2) Dieser Auftrag enthält keine Palette, deshalb auch darauf keine Kartons.

(3) Dieser Auftrag besteht aus insgesamt 44 CC-Container mit 348 Lagen (Der Boden zählt auch als Lage).

(4) Es sind 6144 Verpackungseinheiten in diesem Auftrag.

1.5 Gebinde befüllen

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Diese Abfrage wird bestätigt.

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In diesem Fenster kann man mit Anklicken von >> + << oder >> - << (1) eine Reihe von Zahlen im Leerfeld erzeugen (2).

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Die ersten Lagen sind befüllt (1). Mit Ziehen (linke Maustaste) der markierten Zeile (2) auf die nächste Zahl erscheint ein Suchfenster „Befüllen?“ (3), das geändert oder so bestätigt werden kann. Reduziert man die Menge Kombi-Container, bleibt in der rechten Spalte eine Restmenge.

Unter (4) hat man einen Überblick, wie viele Container bereits bearbeitet wurden. Mit dem Druck-Icon oder F6 kann abschließend ein Report aufgerufen werden, der das Ergebnis anzeigt.

2 Auftrag bearbeiten

Details folgen ...

2.1 Auftrag exportieren

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Soll ein Auftrag exportiert werden, öffnet ein Ereignisprotokoll, das den Protokollbereich abfragt (1) und die exakte Zeit festhält – so ist nachvollziehbar, wer was gemacht hat.

Klickt man nun auf den „Export“-Icon (2), wird eine Excel-Tabelle erzeugt, in der das Export-Protokoll angesehen und abgespeichert werden kann.

2.2 EDI-Status zurücksetzen

Details folgen ...

2.3 Flag Handpreis zurücksetzen

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Nach Anklicken dieser Option erfolgt eine Abfrage. Diese gilt für alle Artikel eines Auftrags und ändert in der Spalte „FL PR“ alle mit „H“ in „---“ zurück.

Die Folge-Aktion ist: Preise neu berechnen.

Achtung: Diese Option funktioniert nur bei Handpreisen. Andere Preise (Lizenzpreis, Frachtpreis etc.), die manuell geändert wurden, können nicht auf diese Art zurückgesetzt werden. Sprechen Sie Ihren Support bei diesen Fragen an.


2.4 Kundenadressen vom Auftrag ändern

Wenn man die Kundengruppe im Kundenstamm geändert hat, kann man, wenn man in jeden Auftrag einzeln hinein geht, unter Optionen "Kundenadresse vom Auftrag ändern" durchführen.

Dann wird im jeweiligen Auftrag die Kundengruppe neu eingelesen und man kann es dann in der Statistik erkennen.

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Hier öffnet die „Auftrag-ändern“-Maske, die Auftrags-Aktion „Lieferadresse ändern“ ist bereits angehakt (1).

Es können Kunden-Nr. und/oder Lieferadresse des Kunden geändert werden (2), aber auch die Rechnungs-Kunden-Nr. oder ein anderes Depot zugewiesen werden (3).

Der aktuelle Vertreter kann nicht geändert werden, aber die Provision neu berechnet (4). Soll diese Neuberechnung nicht erfolgen, muss hier der Haken entfernt werden.

Weiter können neue Preise, Mengenstaffel berechnet, eine Kommission initialisiert werden. Es kann angegeben werden, dass Reklamationszeilen nicht kopiert werden sollen oder dass die Ausgangsform des Auftrags verwendet wird.

Nach Auswählen der passenden Optionen auf >>Ausführen<< klicken.

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Die nun folgende Abfrage zur Rechnungsadresse nur bei Übertragen der Rechnungsanschrift bestätigen (!), sonst mit >>Nein<<.

2.5 Auftrag Kopieren

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Das bereits bekannte Fenster – diesmal ist „Auftrag kopieren“ (1) angehakt.

Man kann entweder eine neue Lieferwoche eingeben (2) oder – wenn der Kunde es zur gleichen Zeit haben möchte – nur die Jahreszahl (Pfeil). Die Positionen werden vollständig übertragen.

In der Abfrage sind einige sinnvolle Haken bereits gesetzt, vielleicht möchte man aber auch „Reklamationszeilen nicht kopieren“ – dann Haken setzen.

Für inaktive Kunden oder Kunden mit Warnstatus 2 oder 3 ist diese Aktion nicht möglich.

2.6 Produktions-Order vergeben

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Wird in dieser Option die Abfrage mit >>Ja<< bestätigt, wird für die vorher markierten Zeilen eine Order-Nummern vergeben; diese ist anschließend unter dem gelb markierten Strich oder im Reiter „Einzelerfassung“ zu finden.

3 Auswahl Bausteine

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Sowohl zu Bausteine anlegen als auch zu Bausteine verwenden findet sich bereits eine Anleitung im Wiki.

4 Aufträge freigeben / Kundenstatus

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Unter „Wartung, Default Settings, Allgemein“ kann eingegeben werden, bei welchem Kundenstatus die Freigabe von Aufträgen einer besonderen Prüfung unterzogen werden muss. Ein Recht auf Freigabe - durch Änderung des Kundenstatus - kann auf bestimmte Benutzer beschränkt werden.

Wie in einem separaten Artikel erwähnt, prüft die Funktion Freigabe auf die Verfügbarkeit von Verkaufs- und Ausgangsmaterial sowie auf Zeitfehler auch bei Produktionsvorlauf. Für den zu bearbeitenden Auftrag ist diese bekannte Funktion über F8 aufrufbar.

In dieser Option können über Prüfstatus gesperrte Aufträge mit Doppelklick auf (1) aufgerufen werden. Nach Doppelklick auf den gesperrten Auftrag im Suchefenster erscheint links statt „keine Aktion“ die Meldung „Aktion durchgeführt“.

5 Zuordnen und Berechnen

5.1 Zuordnen von Standorten

Nicht nur im Auftragskopf kann der Standort zugewiesen werden, sondern auch in der Artikelerfassung unter Optionen. Nach Bestätigen der Abfrage öffnet das gleiche Fenster „Auswahl des Standorts“. Dies kann für den gesamten Auftrag oder markierte Artikel erfolgen.

5.2 Lieferanten zuordnen

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Im Allgemeinen ist bereits in den Artikel-Stammdaten den Artikeln ein Lieferant zugeordnet (siehe Pfeile). In speziellen Fällen kann im Auftrag ein Lieferant ausgewählt werden. Wird die erste Abfrage nach Anklicken der Option bestätigt öffnet sich das Fenster „Lieferantenauswahl“. Mit Anklicken des >>Suche<<-Icons werden die Lieferanten aufgelistet und können mit Doppelklick für die markierten Zeilen ausgewählt werden. Sie stehen dann ebenfalls in der Spalte „Lieferant“.

5.3 Neu Berechnen der Aufträge

Der aktuelle Auftrag wird auf aktuelle Preise, MwSt, Zuschläge, etc. neu berechnet.

5.4 Berechnen des Kundenverkaufspreises

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Nach Bestätigen der Abfrage öffnet das Fenster „Kunden sein VKPreis berechnen“ – was für ein Deutsch!

Entweder man berechnet auf den Firmenpreis einen prozentualen Aufschlag (1) oder gibt einen vom Kunden vorgegebenen Preis ein (2). Nach Bestätigen mit >>OK<< wird der neue Preis in die Spalte „KVKPREIS“ übernommen.

6 Lieferdatum in die Positionen übernehmen

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Wenn im Auftragskopf das Lieferdatum geändert wird, wird es nicht automatisch in die Positionen übernommen. Es könnten ja mehrere Lieferwochen in einem Auftrag existieren (so wie in diesem Beispiel – siehe farbige Markierungen). Möchte man das neue Datum aber für alle bestehenden Positionen übernehmen, so kann das mithilfe dieser Option durchgeführt werden.

Achtung: verschiedene Lieferzeiten werden überschrieben!


7 Bestätigen der Bestellungen

Positionen, die bei externen Lieferanten bestellt wurden, bekommen den Bestellstatus „O“ (offen). Bestätigt der Lieferant die Bestellung, so können die Auftragszeilen als bestätigt markiert werden. Dazu wird die gewünschte Zeile markiert und die Option gewählt, der Bestellstatus wird dann auf „C“ (confirmed = bestätigt) gesetzt.

8 Änderungen vornehmen

8.1 Verpackungen ändern

Die Art der Verpackungen beeinflusst die Gebindegröße, aber auch den Verkaufspreis.

Die Abfrage wird bestätigt.

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Im nun öffnenden Fenster wählt man nach Eingabe von F5 (1) die neue Verpackungsart aus (2).

Sowohl in der Spalte „Verpackung“ als auch – in den Stammdaten hinterlegt – in „Verpack. Preis (VPEH)“ (3) werden die entsprechenden Änderungen vorgenommen.

8.2 Mengen / Wochen ändern

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Bei dieser Option öffnet nebenstehendes Fenster, in dem verschiedene Parameter angesetzt werden können.

  • Filter (1):
    • nach Lieferdatum oder KW von/bis
    • nach Gattungsgruppe, Variante oder Artikel-Nummer
  • Bearbeiten (2):
    • Eingabe einer Menge oder Tray
    • Eingabe neue Lieferwoche
    • Verschieben um x Tage oder Wochen
    • “markierte Zeilen“: wird der Haken entfernt, greifen die Filter (1)
  • Aktion (3):
    • „Werte erhöhen/verringern“ ändert die unter (2) eingetragenen Werte um diese Zahl
    • “alte Werte überschreiben“ übernimmt die unter (2) eingegebenen Werte.
  • Abschließend die Aktion bestätigen (4).

8.3 Preis ändern

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Unter dieser Option öffnet ebenfalls das Fenster „Auftrag bearbeiten“ – diesmal für Preise.

  • Filter (1):
    • Diesmal ist der Haken für „markierte Zeilen“ am richtigen Ort; wird er entfernt, können spezifische Sortierungen auf Datum oder KW sowie Gattungsgruppe, Variante oder Artikel-Nummer durchgeführt werden.
  • Bearbeiten (2):
    • Die Preisänderung kann als Wert oder prozentual (Haken setzen) vorgenommen werden.
    • wird bei „Spalte VK-Preis inkl. Lizenzpreis ändern“ ein Haken gesetzt, wird die Änderung auf den Gesamtpreis und nicht auf den VK-Preis vorgenommen.
  • Aktion (3):
    • „Werte erhöhen/verringern“ ändert die unter (2) eingetragenen Werte um diese Zahl
    • “alte Werte überschreiben“ übernimmt die unter (2) eingegebenen Werte.
  • Abschließend die Aktion bestätigen (4).

9 Reservierungen löschen

Details folgen …

10 Kalkulieren der Frachtgebindekosten

Für alle Positionen des Auftrags werden die Anzahl (Anteil) der Gebinde und der Anteil der Frachtgebindekosten, welche aus der FRACHTCALC - Matrix geholt werden, berechnet. Es werden dabei die Gebindeanteile der Positionen je Gebinde aufsummiert und damit aus der FRACHTCALC – Matrix ein Preis geholt. Danach wird aus diesem Gesamtpreis unter Berücksichtigung der Gebindeanteile je Position der Preisanteil auf jede Position zurückgerechnet.

Der Frachtanteil ist bei hoher Anzahl von Verpackungen verschwindend gering.
Die Aktion wird direkt – ohne Nachfrage – durchgeführt.

11 Kundeninformationen anzeigen

Dieser Schalter hat keine Funktion. Mittlerweile gibt es den Button >>Kunden Info<< mit einer eigenen Funktionsbeschreibung.

12 Neu berechnen Vater / Sohn

Der Vater- sowie dazu gehörende Sohn-Auftrag werden in einem neuen Blatt neu berechnet.

13 Automatische Auswahl der Verpackungen

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Diese Option optimiert nochmals die Verpackungen. Bei nicht akzeptierten Artikeln ((Fehlerstatus) (1) öffnet nebenstehendes Fenster.

Man übernimmt die Menge (Pfeil) & (2) und wählt die Variante aus (3) bevor auf >>Optimieren<< oder F5 (4) geklickt wird. Da in diesem Beispiel kein Produktionsplan existiert, wird die nicht bearbeitete Restmenge angezeigt. Im Optimalfall stehen in der unteren Tabelle die optimierten Verpackungen, die mit >>OK<< oder F3 (5) bestätigt werden.

14 Alle Preise Null setzen

Diese Funktion setzt die Preise jeder Auftragsposition gleich null. Folgende Spalten sind betroffen: VK-Preis, EP, Summe, Verpack. Preis (VPEH), Konz. VK-Preis, Konz. Summe, Lizenz Preis, Sonderzuschlag, Etikette Preis. Ab der nächsten Überarbeitung (Stand 14. Mai 2018) auch die neue Funktion "VK-Preis inkl. Lizpreis".

Achtung: Für diese Option erfolgt keine Sicherheitsabfrage!

15 Setze Erstmenge gleich Menge

Details folgen …

16 Suchprofil setzen

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Diese Option dient dazu, ein Suchprofil für die Auftragspositionen festzulegen. Das Suchprofil besteht in der Auswahl der Auftragspositions-Stati (B_AUFTRCOL.STATUS) die ausgeschlossen werden sollen.

Das heißt, wird im Profil die Checkbox „Freigegeben“ (1) angehakt, werden alle Positionen des gewählten Auftrags mit Status „PR“ nicht angezeigt.

Das Profil wird pro Benutzer gespeichert und gilt für jede Maske, von der aus die Auftragsmaske aufgerufen wird. 

Außerdem gilt es für die Auftragsmaske selbst, wenn ein Auftrag geladen ist, dann das Suchprofil geändert wird, werden die Auftragspositionen mit dem geänderten Suchprofil neu geladen. Zusätzlich werden die Checkboxes mit den Stati in der Auftragssuchmaske angezeigt und aus dem Suchprofil geladen. Auch hier werden die Änderung der Positionscheckboxes im Suchprofil gespeichert.

Weiter gibt es in der Auftragssuchmaske die Felder für „LF-Datum von bis“, mit der man nach Auftragszeilen mit einem bestimmten LF-Datum suchen kann. Auch diese Felder werden im Suchprofil gespeichert.

Die Felder Positionen mit LF-Datum einschließen und jene für die Positions-Stati, die ausgeschlossen werden sollen, werden auch in der Auftragsverwaltung über Auswahlmaske angezeigt. Erstere sind editierbar, letztere nicht und werden aus dem Suchprofil geladen. Diese beiden Kriterien gelten dann für den Auftrag der aus dieser Maske geöffnet wird.

Der Menüeintrag kann mit dem Objekt mit der internen Bezeichnung MENOPT_AFSUCHPROFIL über die Benutzerverwaltung verborgen werden. (Positionsstatus ausschließen, Suchprofil, search profile, Positionen mit LF-Datum anzeigen, Auftrag, Auftragsverwaltung über Auswahlmaske)

17 Gutschrift zu Auftrag

Details folgen ...

18 Gutschrift zu Auftrag und drucken

Details folgen … Es öffnet der Report-Builder mit einem Druck-Auftrag – mit Duplikat (je nach Einstellung). Die Gutschrift wird beim Kunden verrechnet.

19 Link

Concept: Auftragsverwaltung Optionen