Auftragskopf; viele Zusatz-Informationen möglich

In der Übung 1. Auftrag anlegen wurde bereits die Kunden- und Datums-Eingabe im Auftragskopf erklärt. Es gibt aber viele weitere Funktionen, die teilweise in den Stammdaten des Kunden hinterlegt sind, aber individuell geändert werden können. Diese Funktionen wollen wir uns im Folgenden genauer ansehen.

Das Fenster "Auftragskopf"

1 Auftragsart

Im Feld „Auftragsart“ ist der Kundenauftrag vorgegeben. Mit Anklicken des Pfeil-Feldes öffnet sich ein Popup-Menü mit weiteren Auftragsarten, die entsprechende Auswirkungen haben (siehe dort).

2 Kunden-Bestellnummer

Das Feld „Kunden-Bestellnummer“ wird dann wichtig, wenn ein Kunde zu bestimmten eigenen Aufträgen mehrere Bestellungen aufgibt oder einen Kunden gesammelt abfragen/erfassen möchte.

„Kundeskunden-Bestellnummer“ wird automatisch dann gefüllt, wenn wir an unseren Produktionsbetrieb, der ebenfalls mit PAT arbeitet, einen Auftrag generieren; somit können wir auch im Produktionsbetrieb die Auftragsnummer weiter verfolgen und dem Kunden den jeweiligen Status dieses speziellen Auftrags jederzeit mitteilen.

3 Eingang

Im Feld "Eingang" können Eingangsart und Datum bestimmt werden: mit Doppelklick auf das Suchfeld neben (3) öffnet sich eine neue Maske. Durch Anklicken des "Fernglas"-Icon (4) oder F5 erscheinen im linken Feld die zur Verfügung stehenden Auswahlmöglichkeiten; diese können durch Doppelklick nach rechts übertragen werden (mehrere Optionen erlaubt). Ein Entfernen ist durch Markieren im rechten Feld und Klicken auf << möglich. Mit Anklicken von (5) und Bestätigen (6) wird das heutige Datum (markiertes Feld) übernommen.

Anschließend erneut bestätigen (7).

Die Daten sind übernommen.

4 Tour

Mit Anklicken des Suchfeldes (4) öffnet sich eine Auswahlmaske, in der man durch Ziehen des Balkens (5) mit der linken Maustaste und/oder Markieren mit der Maus (6) und Anklicken (linke Maustaste) die entsprechende Auswahl trifft.

5 Frachtzone

Die Frachtzone errechnet die in den Stammdaten hinterlegte Entfernungspauschale.

Das Auswahlfenster (5) öffnen und mit der Maus auswählen (6).

6 Versandart

Die Versandart ist unter den Kundendaten hinterlegt, kann aber ebenfalls über ein Auswahlfenster (6) und mit der Maus (7) ausgewählt werden.

7 Vertreter

Der zuständige Vertreter kann über das Auswahlfenster (7) ausgewählt werden (8), damit die ihm zustehende Provision errechnet wird.

8 Kundenstatus

Der "Kundenstatus" beschäftigt sich mit der Zahlungsmoral des Kunden. Bei schlechten Zahlern kann dies sowie die Zahlungsart „Vorkasse“ hinterlegt werden – es erscheint automatisch die „Rückfrage“ oder „Warnung“.

Gibt es keinen termingerechten Geldeingang, kann der Auftrag/die Auslieferung gestoppt werden. Auswahlfenster (8) öffnen und mit der Maus anwählen (9).

9 abweichende Provision

Hier kann je nach Aufwand des Vertreters eine Auftrags-bezogene Provision eingetragen werden.

10 Order

Das Feld Order steuert, ob Artikel separat auf der Produktionsliste erscheinen sollen; er sollte nur in Absprache mit Plug-Plant verwendet werden, da gegebenenfalls Trigger freigeschaltet werden müssen.

In Order kann die Bestellung untergliedert werden in mehrere Teile:

• - pro Position
• - pro Woche
• - pro Auftrag
• - pro Kunde (= pro Auftrag)

So kann die Bestellung entsprechend zugeordnet werden.

11 Sachbearbeiter

Im Feld "Sachbearbeiter" ist eine Nummer eingetragen, die automatisch auf den an diesem Arbeitsplatz eingeloggten Mitarbeiter hinweist. Der Name kann aber individuell geändert werden:

Mit Doppelklick auf das leere Feld öffnet sich ein Suchfenster, aus dem man über die Suche (12) oder F5 den jeweiligen Kollegen auswählen kann.

12 Verknüpfung zu Kundenstammdaten

Unter dem in (12) angezeigten Suchfeld öffnet sich das Fenster der Kundenstammdaten, die nun generell geändert werden können. Neue Firmierung, neue Betriebsanschrift etc. können so direkt geändert und für alle künftigen Aufträge übernommen werden.

Die im Auftragskopf vorgenommenen Änderungen gelten ausschließlich für diesen einen Auftrag.

13 Kontakt

Unter „Kontakt“ wird der Mitarbeiter des Kunden eingetragen.

In Firmen mit mehreren Abteilungen ist dies wichtig, damit der Auftrag/die Ware in die richtigen Hände kommt.

14 Preisgruppe

In der „Preisgruppe“ sind die unterschiedlichen Kundenstrukturen in den Stammdaten hinterlegt; so haben Marktbeschicker andere Preise als Gartencenter oder Listungskunden (Baumärkte).

Auch unterschiedliche Währungen können angegeben werden – Währungsschwankungen werden direkt berücksichtigt.

15 Zahlungsart

Die "Zahlungsart" kann ebenfalls individuell angepasst werden; sie korreliert eng mit dem Kundenstatus (siehe auch hier).

16 Fix / Valuta-Datum

Das "Fix-" oder "Valuta-Datum" für den Beginn von Skonto und Nettozahlung können spezifiziert werden.

17 Transportpauschale

Die Transportpauschale kann entweder als fester Betrag oder anteilig zur Auftragssumme zusätzlich zu den Versandkosten veranschlagt werden.

18 Mehrwertsteuer

Zwar ist ein Satz für die "Mehrwertsteuer" beim Kunden hinterlegt, jedoch kann sich dieser je nach Artikel oder Kundeskunden möglicherweise ändern; diese Änderung kann hier vorgenommen werden.

19 Rabatt

Auf die Gesamtsumme kann ein individueller "Rabatt" gegeben werden.

20 Zuschlag

Auf die Gesamtsumme kann ebenso ein "Zuschlag" berechnet werden (Bild siehe unter 19).

21 Staffelmenge

Es kann eine "Staffelmenge" vereinbart und eingetragen werden, die egal bei welcher Auftragsgröße grundsätzlich als Stammgröße für einen Preis gesetzt wird.

Beispiel: der 10.000er Preis wird immer genommen wenn "10.000" eingetragen ist.

22 Minderwert-Zuschlag / Limit

Wird eine Mindest-Auftragsmenge oder -wert nicht erreicht, kann ein "Mindermengen-Zuschlag" (22) berechnet werden. Unter (23) wird ein Auftrags-"Limit" genannt, ab dem ein Auftrag durchgeführt werden darf.

Dieses Feld ist mit den Info-Feldern verknüpft.

Siehe auch bei Concept: Mindermengenzuschlag

23 Standort

Hat Ihre Firma mehrere "Standorte", von denen ausgeliefert werden kann, so kann der Passende hier ausgesucht werden: Doppelklick bei (23), dann im neuen Fenster auf den "Fernglas"-Icon (24) und den Standort auswählen.

Diese Funktion findet selten Anwendung.

24 der rechte Auswahlbereich

Im rechten Teil des Fensters „Auftragskopf“ ist ein Auswahlbereich, in dem mehrere Anwendungsformen für diesen Auftrag aktiviert oder deaktiviert werden können. Die Vorgaben sind aus den Kundenstammdaten entnommen.

25 wichtige Info-Felder

Im oberen rechten Bereich des Fensters „Auftragskopf“ befinden sich vier grau unterlegte Felder; hat man einen bestehenden Auftrag aufgerufen, werden mindestens die beiden rechten Felder mit Zahlen gefüllt.

Fährt man mit dem Mauszeiger auf eines dieser Felder, erscheint die Bezeichnung dieses Feldes:

Im Feld „Saldo“ wird die noch offenstehende Rechnung für diesen Kunden ausgewiesen, im Feld „Kreditlimit“ der dem Kunden gewährte Kreditrahmen, bis zu dem ein weiterer Auftrag geschrieben werden kann.

Die Folgen eines „Saldo > Kreditlimit“ können wir Ihnen individuell einstellen.

In den Feldern „Menge“ und „Preis“ stehen die Summen des aktuell aufgerufenen Auftrags.

25.1 Neue Infofelder

Mittlerweile wird als fünftes Infofeld die Traymenge summiert. Diese setzt sich aus der Summe der in der Spalte "Anzahl Verpackungen" eingetragenen Zahlen zusammen.

Weiter wurde an vorletzter Stelle die Erstmenge eingefügt.