Sortimentwechsel

Was tun bei Sortimentwechsel?

Häufig kommt es zu einem Wechsel im Sortiment – sei es bei nicht mehr marktgängigen Sorten oder bei einem Lieferantenwechsel.

Für das Verarbeiten dieses Wechsels bieten sich zwei Möglichkeiten an:

1. Das Inaktivieren eines Artikels/einer Variante.
   • Bei jedem Eintrag in einem Auftrag erfolgt eine Fehlermeldung
2. Das Sperren und Ersetzen eines Artikels
   • Bei der Auftragseingabe wird sofort ein eingetragener Ersatzartikel gewählt.

Nachfolgend möchten wir beide Varianten vorstellen.

1 Inaktiv setzen

Inaktiv setzen kann man in der Artikelliste in:

• >>Namen<<
  • "Artikel nicht aktiv" setzt den gesamten Artikel inaktiv
  • Wird dieser Haken für den Artikel gesetzt, erfolgt die Abfrage, ob das für alle >>Firmen<< übernommen werden soll.
• >>Firmen<<
  • Hier kann für einzelne Firmen eines Firmenverbundes ein Artikel vollständig "inaktiv" gesetzt werden
• >>Varianten/Eigenschaften<<
  • in der Tabelle "Varianten" kann die Variante inaktiv gesetzt werden (siehe Abbildung)
  • ⇒ für jede Firma werden die Varianten einzeln eingetragen und selektiert
  • in der Tabelle "Eigenschaften" wird ein Produktionshilfsmittel inaktiv gesetzt.

Inaktiv gesetzte Varianten werden in roter Schrift angezeigt.

1.1 Meldungen für inaktive Varianten in der Auftragserfassung

Gibt man in der Auftragserfassung eine VK-Variante unvollständig ein, öffnet eine Auswahlmaske. In dieser Maske sind inaktive und gesperrte Varianten standardmäßig ausgeblendet.

Ist die Variante bekannt und wird vollständig eingegeben, erscheint eine Fehlermeldung, die bestätigt werden muss.

Die inaktive Variante kann nicht eingegeben werden.

Dies gilt auch für die Arbeitsmappe.

1.2 Meldungen für inaktive Artikel in der Auftragserfassung

Ist ein Artikel bereits im Kopf oder für eine Firma inaktiv gesetzt, wird dieser bei der Artikelsuche im Auftrag nicht angezeigt.

Aus dem Vorjahr kopierte Artikel, die zwischenzeitlich inaktiv gesetzt wurden, werden nicht übernommen.

1.3 Vor- und Nachteile

In einer Firma mit wenigen Mitarbeitern, die mit der Auftragserfassung befasst sind, ist diese Methode gut anwendbar. Die Mitarbeiter sind routiniert und teilweise selbst mit dem Inaktiv setzen betraut worden, so dass sich schnell an die neue Situation gewöhnt wird.

Sind viele Mitarbeiter mit der Auftragserfassung befasst, haben Sie ein Webportal oder geben gar Vertreter über PAT plus die Aufträge ein, bietet sich die Steuerung des Sortimentswechsels über Ersatzsorten an.

2 Sperren und ersetzen

2.1 Artikel sperren

In der Artikelliste kann im Reiter >>Varianten/Eigenschaften<< jede Variante eines Artikels gesperrt werden, indem in der Spalte „Artikel gesperrt“ ein Haken gesetzt wird.

Durch das Sperren bleibt die Ersatz-Funktion aktiv und die Variante wird in Vorjahresaufträgen im Webportal oder PAT plus weiterhin angezeigt, kann aber nicht mehr bestellt werden.

2.2 Ersatz eintragen

In Ersatzsorten wird genau erklärt, wie die neue Sorte einzutragen ist.

⇒ Zusätzlich muss in „Wartung, Settings, Auftrag“ der Haken bei „Ersatzsorte automatisch“ gesetzt werden.

2.3 gesperrte Artikel in der Auftragserfassung

In der Auftragserfassung wird die alte Sorte gegen die neue ausgetauscht.

2.4 gesperrte Artikel im Webportal

Haben Sie Artikel aus dem Sortiment genommen, können Sie im Webportal hierfür direkt eine Alternative anbieten. Besonders interessant wir dies für Ihren Kunden, wenn er nach dem Einloggen Bestellungen aus dem Vorjahr direkt aufrufen kann, um einen neuen Auftrag einzutragen:

Artikel, die nicht mehr lieferbar sind, erkennen Sie daran, dass die Artikel-Nr. durchgestrichen ist und darunter ein Pfeil auf die Alternative verweist (1).

In den ausgewählten Wochen stehen keine Eingabefelder zur Verfügung (roter Rahmen).

Die Ersatzsorte (hier grün eingerahmt) ist als solche markiert (2).

Im Eingabefeld wird die Bestellung des Vorjahrs von der nicht mehr lieferbaren Sorte als Vorschlag übernommen (3).

2.5 Vor- und Nachteile

Mitarbeiter, Vertreter und Web-Kunden brauchen sich keine Gedanken zu machen, ob eine Sorte verfügbar ist. Dies wird sofort angezeigt.

Es ist ein deutlich höherer Aufwand, für jede aus dem Programm gestrichene Sorte eine Ersatzsorte einzutragen.

Jährlich müssen alle Einträge geprüft werden, um veraltete aus den Listen Ersatzsorten zu entfernen. Die Pflege der Artikel-Stammdaten muss parallel akribisch erfolgen.

Fazit: für eine gepflegte Datenbank, viele Mitarbeiter oder die Nutzung des Webportals ist eine konsequente Datenpflege unumgänglich.