Abwesenheitsbenachrichtigung einrichten

1 Abwesenheits-Dokument erstellen

Wechsele im David Navigator zu Persönlich – Textbausteine.

Dann klicke im Menü auf Neu – Dokument.

Gib dem Dokument einen sinnvollen Betreff. Unter dem Betreff wird man es später im David wiederfinden, z.B. ‚Abwesenheit_“Benutzer“‘.

Dann schreibe den Text deiner Abwesenheitsbenachrichtigung wie in nebenstehendem Beispiel.

Wenn fertig, dann klicke im Menü des Dokuments aus Datei – Speichern. PAT sollte schon den Ordner Textbausteine vorschlagen. Wenn nicht dann suche ihn in dem Dialog auf und klicke dann OK.

Nun ist das Dokument unter dem Betreff in dem Ordner Textbausteine eingetragen.

2 Abwesenheitsregel erstellen

Klicke im Navigator mit rechts auf Deinen Eingangsordner und dann auf Regeln. Es öffnet sich das Fenster zum Verwalten der Regeln für diesen Ordner. Klicke auf Hinzufügen.

Im neuen Fenster ersetze das Feld Name für die Neue Regel durch einen sinnvollen Namen , z.B. Abwesenheit_‘Benutzer‘ und klicke den Aktionstyp ‚Autoreply an den Sender‘ an. Dann klicke auf Weiter.

Nun müssen die Bedingungen für diese Regel festgelegt werden. Für Abwesenheit haben sich die in der Abbildung genannten bewährt.

Klicke dann auf den Reiter ‚Autoreply‘. Dort gibt es ein paar Optionen für den Autoreply, z.B ob er pro Absender nur einmalig ausgeführt werden soll, oder ob die Originalnachricht zurückgesendet werden soll.

Ich würde beide deaktivieren, aber das muss jeder Anwender selber entscheiden.

Entscheidend ist, bei ‚Vor Original-Nachricht‘ auf das Ordnersymbol rechts außen zu klicken.

Es öffnet sich das Suchfenster für Textbausteine. Klicke auf das Symbol für Persönliche Textbausteine und dann auf den Textbaustein, den Du einfügen möchtest. Wir nehmen nun den unter 1. Erstellen Abwesenheits-Baustein. Klicke doppelt auf den Namen oder auf Einfügen und schließen.

Der Textbaustein wird in der Regel hinterlegt und nun an jeden externen Mailabsender zurückgesendet.

Klicke auf Fertigstellen um die Regel zu speichern und zu aktivieren.

Nun ist die Regel in der Regelliste für den Eingang vorhanden und aktiv. Die Regel kann nach Ablauf der Abwesenheit einfach durch Entfernen des Hakens vor Ihrem Namen deaktiviert werden bis zur nächsten Abwesenheit.

Bei jeder neue Abwesenheit muss nun nur noch das unter 1. Erstellte Dokument geöffnet, Daten geändert und wieder gespeichert werden, und danach die Regel wieder neu aktiviert werden.

2.1 Für Fortgeschrittene

Wenn man die Regel halb automatisch aktivieren und deaktivieren möchte, kann man als weitere Bedingungen für die Regel noch "Datum von" und "Datum bis" hinzufügen.

Nun ist die Regel gültig vom 4.8. 2014 16:00 bis 12.8.2014 9:00. Trifft eine Mail danach ein, erhält sie keine Abwesenheitsbestätigung mehr zurück.

Die Regel kann also immer aktiv bleiben und man ändert nur jedes Mal die Gültigkeitsdauer über diese beiden Datum-/Zeit-Bedingungen und außerdem natürlich die Abwesenheitsdaten im Dokument (siehe 1.)