Auftragskopf; viele Zusatz-Informationen möglich

In der Übung "1. Auftrag anlegen" wurde bereits die Kunden- und Datums-Eingabe im Auftragskopf erklärt. Es gibt aber viele weitere Funktionen, die teilweise in den Stammdaten des Kunden hinterlegt sind, aber individuell geändert werden können. Diese Funktionen wollen wir uns im Folgenden genauer ansehen.

1) Auftragsart

Im Feld „Auftragsart“ ist der Kundenauftrag vorgegeben. Mit Anklicken des Pfeil-Feldes öffnet sich ein Popup-Menü mit weiteren Auftragsarten, die entsprechende Auswirkungen haben (siehe dort).

Punkt 2) Das Feld „Kunden-Bestellnummer“ wird dann wichtig, wenn ein Kunde zu bestimmten eigenen Aufträgen mehrere Bestellungen aufgibt oder einen Kunden gesammelt Abfragen/erfassen möchte. „Kundeskunden-Bestellnummer“ wird automatisch dann gefüllt, wenn wir an unseren Produktionsbetrieb, der ebenfalls mit PAT arbeitet, einen Auftrag generieren; somit können wir die Auftragsnummer weiter verfolgen.

Punkt 3) Im Feld Eingang können Eingangsart und Datum bestimmt werden: mit Doppelklick auf das Suchfeld neben (3) öffnet sich eine neue Maske. Durch Anklicken von (4) oder „F5“ erscheinen im linken Feld die zur Verfügung stehenden Auswahlmöglichkeiten; diese können durch Doppelklick nach rechts übertragen werden (mehrere Optionen erlaubt). Ein Entfernen ist durch Markieren im rechten Feld und Klicken auf „<<“ möglich. Mit Anklicken von (5) und Bestätigen (6) wird das heutige (markiertes Feld) Datum übernommen. Anschließend erneut bestätigen (7).

Die Daten sind übernommen.

Punkt 4) definiert die Tour. Mit Anklicken des Suchfeldes (4) öffnet sich eine Auswahlmaske, in der man durch Ziehen des Balkens (5) mit der linken Maustaste und/oder Markieren mit der Maus (6) und Anklicken (linke Maustaste) die entsprechende Auswahl trifft.

Punkt 5) Die Frachtzone errechnet die in den Stammdaten hinterlegte Entfernungspauschale.

Das Auswahlfenster (5) öffnen und mit der Maus auswählen (6).

Punkt 6) Die Versandart ist unter den Kundendaten (8) hinterlegt, kann aber ebenfalls über ein Auswahlfenster (6) und mit der Maus (7) ausgewählt werden.

Punk 7) Der zuständige Vertreter kann über das Auswahlfenster (7) ausgewählt werden (8), damit die ihm zustehende Provision errechnet wird.

Punkt 8) Der Kundenstatus beschäftigt sich mit der Zahlungsmoral des Kunden. Bei schlechten Zahlern kann dies sowie die Zahlungsart „Vorkasse“ hinterlegt werden – es erscheint automatisch die „Rückfrage“ oder „Warnung“. Gibt es keinen termingerechten Geldeingang, kann der Auftrag/die Auslieferung gestoppt werden. Auswahlfenster (8) öffnen und mit der Maus anwählen (9).

Punkt 9) Hier kann je nach Aufwand des Vertreters eine Auftrags-bezogene Provision eingetragen werden.

Punkt 10) Steuert, ob Artikel separat auf der Produktionsliste erscheinen soll; er sollte nur in Absprache mit Plug-Plant verwendet werden, da gegebenenfalls Trigger freigeschaltet werden müssen. Punkt 11) Beim Sachbearbeiter ist eine Nummer eingetragen, die automatisch auf den an diesem Arbeitsplatz eingeloggten Mitarbeiter hinweist. Der Name kann aber individuell geändert werden. Mit Doppelklick auf das leere Feld öffnet sich ein Suchfenster, aus dem man den jeweiligen Kollegen auswählen kann.

Punkt 12) Unter dem in (12) angezeigten Suchfeld öffnet sich das Fenster der Kundenstammdaten, die nun generell geändert werden können. Neue Firmierung, neue Betriebsanschrift etc. können so direkt geändert und für alle künftigen Aufträge übernommen werden. Die im Auftragskopf vorgenommenen Änderungen gelten ausschließlich für diesen Auftrag.

Punkt 13) Unter „Kontakt“ wird der Mitarbeiter des Kunden eingetragen. In Firmen mit mehreren Abteilungen ist dies wichtig, damit der Auftrag/die Ware in die richtigen Hände kommt.

Punkt 14) In der „Preisgruppe“ sind die unterschiedlichen Kundenstrukturen in den Stammdaten hinterlegt; so haben Marktbeschicker andere Preise als Gartencenter oder Listungskunden (Baumärkte). Auch unterschiedliche Währungen können angegeben werden – Währungsschwankungen werden direkt berücksichtigt.

Punkt 15) Die Zahlungsart kann ebenfalls individuell angepasst werden; sie korreliert eng mit dem Kundenstatus (Punkt 8).

Punkt 16) Das Fix- oder Valuta-Datum kann spezifiziert werden.

Punkt 17) Die Transportpauschale kann entweder als fester Betrag oder anteilig zur Auftragssumme zusätzlich zu den Versandkosten veranschlagt werden.

Punkt 18) Zwar ist ein Satz für die Mehrwertsteuer beim Kunden hinterlegt, jedoch kann sich dieser je nach Artikel oder Kundeskunden möglicherweise ändern; diese Änderung kann hier vorgenommen werden.

Punkt 19) Auf die Gesamtsumme kann ein individueller Rabatt gegeben werden. Punkt 20) Auf die Gesamtsumme kann ebenso ein Zuschlag berechnet werden.

Punkt 21) Es kann eine Staffelmenge vereinbart und eingetragen werden, die egal bei welcher Auftragsgröße grundsätzlich als Stammgröße für einen Preis gesetzt wird. Beispiel: der 10.000er Preis wird immer genommen wenn die 10.000 eingetragen ist.

Punkt 22) Wird eine Mindest-Auftragsmenge oder -wert nicht erreicht, kann ein Mindermengen-Zuschlag (22) berechnet werden. Unter (23) wird ein Auftrags-Limit genannt, ab dem ein Auftrag durchgeführt werden darf.

Dieses Feld ist mit den unter Punkt 25 genannten Feldern verknüpft.

Punkt 23) Hat Ihre Firma mehrere Standorte, von denen ausgeliefert werden kann, so kann der Passende hier ausgesucht werden: Doppelklick bei (23), dann im neuen Fenster auf das Fernglas (Suchefeld) und den Standort auswählen. Diese Funktion findet selten Anwendung.

Punkt 24) Im rechten Teil des Fensters „Auftragskopf“ ist ein Auswahlbereich, in dem mehrere Anwendungsformen für diesen Auftrag aktiviert oder deaktiviert werden können. Die Vorgaben sind aus den Kundenstammdaten entnommen.

Punkt 25) Im oberen rechten Bereich des Fensters „Auftragskopf“ befinden sich vier grau unterlegte Felder; hat man einen bestehenden Auftrag aufgerufen, werden mindestens die beiden rechten Felder mit Zahlen gefüllt. Fährt man mit dem Mauszeiger auf eines dieser Felder, erscheint die Bezeichnung dieses Feldes:

Im Feld „Saldo“ wird die noch offenstehende Rechnung für diesen Kunden ausgewiesen, im Feld „Kreditlimit“ der dem Kunden gewährte Kreditrahmen, bis zu dem ein weiterer Auftrag geschrieben werden kann. Die Folgen eines „Saldo > Kreditlimit“ können wir Ihnen individuell einstellen. Die Felder „Menge“ und „Preis“ sind die Summen des aktuell aufgerufenen Auftrags.