Auftrag eingeben: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 3. April 2018, 15:20 Uhr

Dieser Artikel soll Mitarbeiter, die neu mit PAT beginnen, an die wichtigsten Befehle im PAT heranführen; als Übung dient dazu die Erfassung eines ersten Auftrags.

TIPP: Geben Sie ein konkretes Beispiel aus Ihrem Betriebsablauf vor!
Artikel; Variante; Menge (VPEH); Preis.
Mögliche zusätzliche Schmankerl sind "Wiederholungen in mehreren Lieferwochen" etc.

1 PAT Auftragsverwaltung starten

Nach Starten des PAT mit der linken Maustaste zunächst auf „Aufträge“ (1), dann im jetzt aufgepoppten Suchfenster auf „Auftragsverwaltung über Auswahlmaske“ (2) klicken.

Im sich nun öffnenden Startfenster auf Neuer Auftrag klicken.

2 Auftragskopf

2.1 Kunden auswählen

Anfangsbuchstaben des Kunden unter „Kunden-Kbz:“ eingeben, dann „Enter“.

Es öffnet ein Auswahlfenster; gewünschten Kunden auswählen durch doppelt anklicken (linke Maustaste). Sind unter dem Anfangsbuchstaben keine Kunden hinterlegt (oder zu Beginn kein Buchstabe eingegeben), kann mit dem "Fernglas" oder "F5" die Kundenauswahl aufgerufen werden.

Nun werden die Kundendaten angezeigt und in den Auftragskopf geladen; diese können für diesen Auftrag überschrieben oder ergänzt werden.

2.2 vereinfachte Suchfunktion

Tipp: Ist die Feldbezeichnung in einer Maske unterstrichen, kann durch Doppelklick auf das leere Feld ebenfalls die Suchmaske geöffnet werden. 
In Tabellen sind die meisten Eingabefelder ebenfalls als sogenannte Lookup-Felder eingerichtet.

2.3 Datum eingeben

Die Lieferwoche (1) und das Jahr (2) eingeben. Im Programm wird der "Standard Liefertag" einer Woche automatisch eingetragen. In unserem Beispiel ist es der Tag 1, Montag der Woche. Jetzt wird das Datum dazu angezeigt.

Tipp: Es ist empfehlenswert alle Aufträge immer auf dem selben Liefertag einzugeben, anderenfalls werden die Produktionsaufträge aufgesplittet.

Alternativ klicke das unter (3) markierte Feld an und ein Datumfenster öffnet sich; hier kann das gewünschte fixe Datum ausgewählt werden.

Von hier kann man direkt zur Artikelerfassung (4) und den Auftrag eingeben.

Natürlich können im Auftragskopf weitere Infos zum Aufttrag gegeben werden; diese werden in einem gesonderten Artikel behandelt.

3 Artikelerfassung

Nach Eingabe des Kunden und der Lieferwoche kann man sofort den Reiter „Artikelerfassung“ anklicken.

3.1 Suchkriterien

Durch Doppelklick (linke Maustaste) auf das unter (1) markierte graue Feld erscheint dort ein Pfeil und die gesamte Zeile ist markiert. Nun hat man drei Möglichkeiten, einen gewünschten Artikel auszuwählen: - Im Feld „Artikel“ (2) gibt man die bekannte Artikelnummer (oder Teile davon) ein. Das Zeichen „%“ dient hierbei als Variable. - Im Feld „Artikelbezeichnung“ gibt man Teile des Namens ein. - Durch Doppelklick auf das leere Feld werden alle Artikel aufgeführt.

Hinweis:   Das Prozentzeichen kann sowohl vor als auch hinter dem bekannten Teil des Namens oder der Artikelnummer gesetzt werden.
Beispiel:  „%25“ im Artikel-Feld zeigt alle Artikelnummern mit der Endung 25, „%ros“ zeigt sowohl „Broschüre“ als auch „Heiderose“ oder „zartrosa“. Es ist möglich Suchbegriffe wie "%Pel%osa" einzugeben. So könnte man "PAC Pelargonien Rosalinde" leicht finden.

Beide Male öffnet eine Suchmaske.

Auswahlfenster "Art.Nr." nach Eingabe von "1"

Auswahlfenster „Artikelbezeichnung“ nach Eingaben von „%ros“. Den gewünschten Artikel kann man durch Doppelklick auswählen.

Tipp: Mit den „Pfeil auf-/abwärts“-Tasten kann der Artikel angewählt (doppelte Linie oben und unten) und mit der „Leertaste“ direkt in den Auftrag übernommen werden.

Hinweis: die „Enter“-Taste springt der Cursor aus dem Suchfeld auf das erste Feld der Suchmaske und es kann nur noch mit der Maus der Artikel ausgewählt werden.

3.2 Verkaufs-Varianten

In der „VK-Variante“ kann bei unvollständiger Eingabe ein Suchfeld geöffnet und die gewünschte Variante gewählt werden (hier eine Platte mit 70/garantiert 69 Jungpflanzen).

Hinweis: Bei der Eingabe "1" wären nur die zweite und dritte Zeile erschienen, bei Eingabe "T" oder "7" gibt es jeweils nur eine Auswahlmöglichkeit, die direkt übernommen wird.

3.3 Mengeneingabe

Das nächste abgefragte Eingabefeld hat passenderweise die Bezeichnung „Eingabe“; hier werden die bestellten Stückzahlen in Verpackungseinheiten (erkennbar an dem „+“ hinter der Zahl eingegeben.

Nach Bestätigung mit der „Enter“-Taste füllen sich weitere Felder automatisch.

3.4 Anpassen der Tabelle

Jetzt ist es an der Zeit, unsere Tabelle anzupassen: wir wollen die Größe der Verpackungseinheit neben der Menge sehen. Über die markierte Pfeiltaste (1) können die weiter rechts liegenden Spalten gesehen (und bearbeitet) werden. Der unter (2) gezeigte graue Fleck zeigt an, wie viele Spalten noch bis zum rechten Rand kommen. Ist die Spalte „VPEH“ (= Verpackungseinheiten) erreicht, ziehen wir die Maus auf den unteren Rand der Überschrift; der Mauszeiger (3) verwandelt sich nun in dieses Rechteck.

Durch Festhalten der linken Maustaste und ziehen der Maus nach links kann nun diese Spalte verschoben werden. Es sollte (nach Verbreitern weiterer Spalten wie im Excel) folgendes Bild erscheinen:

Die neue Tabelle wird unter dem Reiter „Fenster\Tabelleneigenschaften speichern“ auch für weitere Tabellen übernommen.

3.5 Preiseingabe

Aus dem eingegebenen Preis (bei (1)) und der Preiseinheit (2) wird automatisch die Summe (3) errechnet.

Nach Bestätigen des Feldes „EP“ (= Einzelpreis) mit "Enter" kommt man in das Feld „Kommission“ (4). Bestätigt man auch dies mit „Enter“, wird automatisch diese Zeile abgeschlossen und eine weitere Zeile generiert.

Nun können weitere Artikel eingegeben werden.

Die Preisfindung wird in einem separaten Artikel beschrieben

3.6 Eingabe aus Auswahl einer Artikelgruppe

TIPP: Möchte man mehrere Artikel einer Artikelgruppe eingeben, kann dies vereinfacht über das Feld „A/S“ (1) und eine dann aufpoppende Suchmaske erfolgen.

Gibt man die Artikelgruppe (2) und die Variante (3) ein, können im "Suchfeld" (4) oder mit „F5“ weitere Sorten (5) ausgewählt werden. Mit der "Leertaste" können einzelne Sorten ausgewählt und übernommen werden, danach das Suchfenster in der rechten oberen Ecke geschlossen werden. Nun müssen nur noch die Bestellmenge und der Preis (6) eingegeben werden.

Achtung! klickt man auf "Übernehmen" oder "F8" (5), werden automatisch alle Einträge des Suchfeldes übernommen.

3.7 Daten komprimiert prüfen

Ist man zu einem Artikel unsicher wegen der Produktion oder anderen Punkten, können im Reiter "Einzelerfassung" die Angaben überprüft werden.

Hier interessiert uns der Produktionsbeginn.

Achtung: ein Ändern in dieser Maske ist nicht sinnvoll! Zusätzliche Texte können eingegeben werden.

3.8 Auftrag kopieren/duplizieren

Häufig bestellt ein Kunde eine gestaffelte Lieferung für mehrere Wochen hintereinander; dazu muss nicht jedesmal ein neuer Auftrag angelegt werden.

Zunächst werden die zu duplizierenden Zeilen markiert (1).

Dann auf "Zeile duplizieren" (2) klicken und die nächsten Abfragen bestätigen. Nun öffnet sich ein Eingabefenster, in dem die Eingaben (3 - 6) entsprechend den Vorgaben getätigt werden; anschließend bestätigen (7).

Der "Zyklus" beträgt derzeit eine Woche.

Vor dem Eintrag wird automatisch geprüft, ob der Artikel in dieser Woche auch verfügbar ist - anderenfalls wird er als "nicht verfügbar" (Status = NF) markiert.

Nun können die Mengen nachträglich geändert werden - abschließend speichern.

4 Freigabe und Speichern

Zum Abschluss müssen die Artikel (einzeln) markiert und freigegeben werden (1) oder „F8“. Alternativ klicken wir auf eine Leerzeile, damit alle geschriebenen Zeilen übernommen werden. Wenn hierzu kein Produktionsauftrag vorliegt (bei kurzfristig gewählten Terminen), erscheint eine Sicherheitsabfrage, die wir bestätigen; anschließend erneut auf „Freigabe“ drücken. Nun kann der Auftrag mit Klick auf „Speichern“ (2) oder mit „F3“ gespeichert werden.

4.1 Zeilen löschen

Selbstverständlich kommt es vor, dass man sich verschreibt oder ein Kunde einen Artikel wieder abbestellt. Um diese Zeile zu löschen, markiere ich sie und drücke die "Entf"-Taste. Die Zeile ist nun am Anfang mit einem "X" gezeichnet.

Nach dem Speichern erhalten die Zeilen zunächst den Status "ST". Man kann den Stornogrund in den Text schreiben. Markiert man stornierte Zeilen nochmals und drückt erneut auf die "Entf"-Taste, so wird diese beim erneuten "Speichern" mit "F3" endgültig gelöscht.

Tipp: Es gibt ein Setting, dass man den Grund für ein Storno oder eine Preisänderung zwingend angeben muss. Fragen Sie dazu unseren Support.

Achtung: der "Radiergummi"-Icon (1) oder "F4" löscht den gesamten Auftrag!

5 Druck einer Auftragsbestätigung

Mit Klick auf die "Druckertaste" (1) oder „F6“ öffnet sich ein Auswahlfenster, welche Art von Druck erfolgen soll.

Wir wählen die "Auftragsbestätigung" (2) und es öffnet sich ein weiteres Fenster.

Wir wählen alle Positionen (1) und bestätigen mit „OK“ (2).

Im nächsten Auswahlfenster klicken wir auf „Vorschau“.

Erscheint obiges Fenster, ist dieser Auftrag eingerichtet und kann an den Kunden verschickt werden. Die grau angedruckten Felder erscheinen natürlich auf Ihrem Ausdruck. Sie sollen verdeutlichen, dass man für Mail- Fax und Archivierungslösungen Steuerungsbefehle in den Report übergeben kann.

Herzlichen Glückwunsch zur ersten Auftragseingabe.