Briefkopf und -fuß gestalten: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 30. März 2020, 11:44 Uhr

Genau wie das geschäftliche Briefpapier lassen sich Briefkopf und -fuß in den PAT-Formularen gleich aufbauen. Die jeweiligen Felder sind in allen Reports, auf denen der Firmen-Briefkopf erscheinen soll, identisch. Nachfolgend sollen die betroffenen Felder näher angeschaut werden.

1 Briefkopf

1.1 Firmendaten

Ihre im Report genannten Firmendaten sind unter „Wartung – Texte – Reporttexte – Firmen“ zu finden. Wählen Sie zunächst die Firmenbezeichnung und die Standard-Sprache „x“ aus (Pfeil).

1. Ihre Firmenbezeichnung aus Firma (FIRMA) wird auffällig und groß gesetzt,
2. Der Firmen-Typ (FIRMENTYP) kann zusätzlich eingefügt werden,
3. Dieser Eintrag stammt aus Straße 1 (STRASSE1),
4. PLZ / Ort (PLZ_ORT),
5. Telefon: (TELEFON),
6. Fax: (FAX),
7. E-Mail: (EMAIL),
8. Internet (INTERNET),
9. UID: (UIDNR) ist die Umsatzsteuer-Ident-Nummer dieser Firma,
10. in Bez. z.H.: (ZH) kann der Geschäftsführer eingetragen werden,
11. Pflanzenpass (PFLANZENPASS) führt die Pflanzenpass-Nr. dieser Firma auf,
12. das Feld Titel klein (TITELKLEIN) wird über dem Anschriftenfeld als Absender eingesetzt.

Sollen die Daten für eine weitere Firma kopiert werden, um dann die Firmenbezeichnung zu ändern, finden Sie hier eine entsprechende Anleitung.

1.2 Feldtitel

Die Titel für die Feldbezeichnungen sind ebenfalls in den Reporttexten (Sprache vorher auswählen) unter den Reitern >>Allgem. Bez. 1-5<< frei von Ihnen korrigierbar. Nachfolgend seien hier beispielhaft die Felder von >>Allgem. Bez. 1<< aufgeführt, die jeweiligen anderen Standorte werden nur genannt.

Bitte beachten Sie, dass >>Allgem. Bez. 3 – 5<< unter „Reporttexte 2“ zu finden sind. Auch hier vorab die Sprache auswählen.

1. Kunden-Nr. (KUNDENNR),
   • Bez. UID-Nr (UID_BEZ) befindet sich in >>Allgem. Bez. 2<< (roter Pfeil),
2. Kunden-Tel-Nr. (KUNDEN_TEL),
3. Kunden-Fax (KUNDEN_FAX),
4. LF-Handy (LFHANDY) befindet sich in >>Allgem. Bez. 5<< und bezieht sich auf die Mobil-Nr. des Kunden,
5. Vertreter-Nr (VERTRETERNR) ist in >>Allgem. Bez. 2<< hinterlegt,
6. VTR-Fax (VTRFAX) ist in >>Allgem. Bez. 3<< zu finden.

Die weiteren Felder dieses Beispiels stammen aus dem Reiter >>Auftrag<< und werden hier näher erläutert.

1.3 Kundendaten

Aus “Stammdaten – Kunden – Kundenstamm” werden folgende Felder in die Adressfelder übertragen:

1. Name1 (sNAME1); die Nutzung der Felder Name2 (sNAME2) und Name3 (sNAME3) ist möglich. Diese werden nur angezeigt, wenn sie gefüllt sind.
2. Strasse(sSTRASSE),
3. PLZ (sPLZ) und Ort (sORT).
   • Im Bezugsblock (Auftrag/Lieferschein/Rechnung) werden weitere Informationen gegeben:
4. KundenNr (KNDNR),
   • zusätzlich ist die Kunden-UID-Bezeichnung (KNDUIDNR) möglich,
5. Telefon (sTELEFON),
6. Fax, (sKNDFAX)
7. Mobil (sKNDHANDY),
   • Ist der Rechnungskunde ein Anderer (grüner Pfeil), kann dieser ebenfalls angezeigt werden, wo jetzt beispielhaft Lieferadresse und Depotanschrift aufgeführt sind (RECHNUNGSADRESSE||' '||sRANREDE||' '||sRNAME1||' '||sRNAME2||' '||sRSTRASSE||' '||sRLAND||' '||sRPLZ||' '||sRORT). Die Daten werden aus den entsprechenden Feldern der anderen Kundennummer gezogen.
   • Im Reiter >>Betriebseigenschaften<< ist der Vertreter für diesen Kunden hinterlegt. Die entsprechenden Informationen finden sich in der Maske „Stammdaten – Kunden – Vertreter“:
8. in Bezeichnung (VERTBEZ) ist der Name des Vertreters eingetragen,
9. aus Fax (VERTFAX) wird die Fax-Nummer des Vertreters genommen.
   • gehen wir zurück in den Kundenstamm und wechseln auf den Reiter >>Lieferadresse<<
10. Hier werden alle relevanten Einträge von der ausgewählten Lieferadresse übernommen. Auch in Ort und PLZ sollte ein Eintrag vorhanden sein. (LIEFERADRESSE||' '||sLANREDE||' '||LNAME1||' '||LNAME2||' '||LSTRASSE||' '||LLAND||' '||LPLZ||' '||LORT)

1.4 Daten aus dem Auftrag

Bereits in “Aufträge – Auftragsverwaltung über Auswahlmaske“ können wichtige Informationen des Auftragskopfes zum Auffinden des Auftrages gefunden werden, die ersten im Report genutzten Felder finden sich jedoch im Auftragskopf:

1. Von der “Auftrags-Nr.“ (AUFTRNR) werden meist nur die letzten 6 Zeichen im Briefkopf gezeigt. Im Auftragskopf kann diese mit Klick auf den Icon (grün gerahmt) in die Zwischenablage kopiert und in anderen Suchefeldern eingefügt werden.
   • es ist möglich eine Kunden-BestellNr. (KBESTNR) anzeigen zu lassen (die Zeile wird nicht gezeigt, wenn kein Eintrag),
2. “Auftrags-Datum“ (AUFTRDAT),
3. “KndNr.“ (KNDNR),
4. “Lieferadresse“ (siehe oben).
5. Nach Auswählen des Auftrags ist im >>Auftragskopf auch der im Kundenstamm voreingestellte Vertreter zu sehen.
   • Im Reiter >>Lieferadresse / Depot<< kann die Lieferanschrift aus dem Kundenstamm (roter Pfeil) oder die Anschrift eines anderen Kunden (grüner Pfeil) ausgewählt werden (LIEFERADRESSE||' '||sLANREDE||' '||LNAME1||' '||LNAME2||' '||LSTRASSE||' '||LLAND||' '||LPLZ||' '||LORT),
6. Eine andere Depot-Adresse wird in Depot-Nr aus der Suchmaske ausgewählt (DEPOTADRESSE||' '||sDANREDE||' '||sDNAME1||' '||sDNAME2||' '||sDSTRASSE||' '||sDLAND||' '||sDPLZ||' '||sDORT).

2 Brieffuß

2.1 Allgemeine Fußtexte

In den Formularen für Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung können 4 verschiedene allgemeine Fußtexte hinterlegt werden.

Nutzen Sie die Möglichkeit, diese Fußtexte für aktuelle Werbemaßnahmen oder Firmennachrichten einzusetzen.

Die im Report für diese Felder verwendeten Variablen sind FUSS1 – FUSS4.

Zusätzlich haben diese Formulare weitere eigene Fußtexte, die dort näher erläutert werden.

Wie schon in den Datenfeldern des Briefkopfes erwähnt ist es möglich, Felder, in denen keine Informationen hinterlegt sind, auszublenden. Dazu wird in dem betreffenden Feld oder der Zeile eine entsprechende Formel hinterlegt.

2.2 Bankverbindungen

1. Der eigentliche Formularfuß kann mit dem Feldinhalt (SEITE → zu finden in >>Allgem.Bez. 1<< rechts unten) und (PageNumber()) die laufende Seiten-Nummerierung durchführen,
   • In „Reporttexte – Banken“ sind die Bankdaten und deren Felder hinterlegt; im grünen Rahmen tragen Sie selbst die Feldbezeichnungen für Bez.Bank (BANKTITEL), Bez. BLZ (BLZ), Bez. Konto (KONTONR), Bez. Swift (SWIFT), Bez. IBAN (IBAN) ein.
2. Bankname (BANKNAME1),
3. BLZ (BANKBLZ1) und Konto-Nr. (BANKKONTO1),
4. Swift (BANKSWIFT1) und IBANBANKIBAN1),
5. auf gleichem Wege ist es möglich, bis zu sechs Banken mit den Bankverbindungen einzutragen. In der jeweiligen Formel wird nur die Endziffer geändert.

3 Report mit oder ohne Logo und Firmendaten?

In den modernen Zeiten verzichten immer mehr Betriebe auf den Ausdruck der Briefe auf Geschäftspapier und stellen auf elektronische Zustellung per Mail oder - auch rückläufig - per Fax um. Die entsprechenden Einstellungen können direkt im Kundenstamm und sogar für Sammeldruck voreingestellt werden. PAT erstellt dann für einen Kunden einen Ausdruck auf Geschäftspapier, für den anderen Kunden wird eine PDF erzeugt und an eine E-Mail angefügt.

Dafür sind unterschiedliche Reports notwendig:

• im auf Geschäftspapier auszudruckenden Report dürfen die Firmendaten nicht mit angedruckt werden,
• der Report Ausdrucke per E-Mail oder Fax enthält die Firmendaten sowie das von Ihnen genutzte Firmenlogo. In "Einstellungen - Arbeitsstation - Formulare2" wird der Titel für den jeweiligen Report sowohl im Feld "EMail" als auch in "FAX" eingetragen.

3.1 weitere Firmen

Für jede weitere Firma kann ein Report nicht nur mit eigenen Firmendaten, sondern mit eigenem Logo erzeugt werden. Dazu müssen in "Stammdaten - Allgemeines - Länder" für jede Firma die jeweiligen Reports hinterlegt werden.