Aufträge mit Vorkasse verwalten

Selbstverständlich ist es möglich, über die Faktura eine Einzelrechnung zu erstellen und davon eine Abschlagszahlung vorab zu berechnen. Beispiel: 14 Tage nach Produktionsbeginn Abschlag 50% Nach Auslieferung neue Rechnung mit Restbetrag Dies bedeutet: es müssen zwei Rechnungen gestellt – also zwei Rechnungsnummern verwaltet -werden. Das ist umständlich. Besser: Auftrag im Kundenstatus auf „Vorkasse“ oder „Vorkasse bezahlt“ setzen.

1 Kundenstatus Vorkasse

Besser ist es, den Auftrag im Kundenstatus auf „Vorkasse“ oder „Vorkasse bezahlt“ zu setzen. Dazu muss sichergestellt sein, dass diese Optionen im Kundenstatus eingetragen sind.

Über „Stammdaten/Allgemeines/Kundenstatus“ öffnet sich das gewünschte Fenster.

Es ist darauf zu achten, dass beide Statusarten mit den entsprechenden Warnflags eingetragen sind.

2 Auftragseingabe

Im neuen Auftrag wählt man bereits im Auftragskopf den Kundenstatus „Vorkasse“, ebenso die Zahlungsart.

Dann gibt man den Auftrag wie gewohnt ein.

Unter „DIV“ sollte ein Artikel „Vorkasse“ eingerichtet sein; diesen kann man nach Eingabe der Variante „---“ nachträglich z.B. mit Termin ändern. In der Spalte „VK-Preis“ wird die Rechnungssumme übernommen und mit negativem Vorzeichen (!) versehen.

3 Optionen Gutschrift

Anschließend wird im Fenster „Optionen“ (1) eine „Gutschrift zum Auftrag“ (2) erstellt und der Auftrag abschließend mit „F3“ gespeichert.

4 Rechnung verwalten

In der Faktura unter „Rechnung verwalten“ erscheint dieser Auftrag als Rechnungsart „G“ und mit dem Betrag „0,00“.

Nach Doppelklick auf die entsprechende Zeile kann man im nun öffnenden Fenster unter „Artikelerfassung“ den Auftrag bearbeiten.

Die Artikel werden im Preis auf € 0,00 gesetzt, die Vorkasse bekommt ein positives Vorzeichen. Die Transportkosten sollten ebenfalls gelöscht werden, weil sie in den Gesamtkosten mit angezeigt wurden und sonst doppelt berechnet werden.

Nun werden im Fenster „Rechnung“ folgende Änderungen vorgenommen:

1) Typ: von Gutschrift auf Rechnung ändern

2) Zahlungsart: auf Vorkasse

3) Zahlungsziel: das im Auftrag genannte Datum einsetzen

Anschließend mit „F3“ speichern. Nach Schließen der Rechnungsverwaltung und erneutem Öffnen hat sich die Rechnungsart „R.Art“ von „G“ auf „N“ geändert.

5 Rechnung drucken

Nach erneutem Speichern „F3“ kann die Rechnung erzeugt werden.

6 Rechnung ist bezahlt

Nach Zahlungseingang kann in den Auftrag entweder von Hand oder über eine Buchhaltungs-Schnittstelle (z.B. GDI) der Status „Bezahlt“ vermerkt werden. In der Auftragsverwaltung ist der „Kunden Status“ „VO“ eingetragen.

Nun muss der „Kundenstatus“ für diesen Auftrag auf „Vorkasse bezahlt“ geändert werden.

Dieser Auftrag hat mittlerweile den Positionsstatus „RE“; in einer erneuten Suche erscheint er unter diesem Merkmal(!) mit dem Kundenstatus „VB“.

7 Optionen

- Jeder Auftrag bekommt den Status „prüfen“ -> es muss regelmäßig vor Auslieferung der Status geprüft werden

- 2. (oder mehr) Zahlungstermin: wird mit Teilzahlung(en) gearbeitet, ist es sinnvoll, die Artikel „Vorkasse 1 - x“ alle in den Auftrag zu schreiben und in der Rechnungsverwaltung jeweils einen Text zum aktuellen Termin zu schreiben. Alle anderen Artikel jeweils löschen. Bekommt der Kunde die End-Rechnung, wird folgendes gemacht:

Auftrag drucken – Rechnung erzeugen ohne drucken (mit drucken ist auch möglich). Alle Positionen auswählen. Dann „OK“. Auf der Rechnung stehen alle Artikel, alle Zahlungstermine sowie der Endbetrag.