PP-Webportal Anleitung

PAT-Anwender haben die Möglichkeit, ihren Kunden Informationen im eigenen Webportal zur Verfügung zu stellen. So können neben Auftrags- und Lieferinformationen auch aktuelle Verfügbarkeiten wochengenau angezeigt werden.

Arbeiten Sie in der Produktion mit der Arbeitsliste, so können die einzelnen Arbeitsschritte im Portal mit angezeigt werden.

Die Nachverfolgbarkeit ist so für jede Charge gewährleistet.

Durch die direkte Anbindung an die PAT-Datenbank werden die Informationen automatisch aktualisiert. Es ist keine zusätzliche Datenpflege notwendig.

Zeigen sie ihrem Kunden den aktuellen Status seiner Aufträge. Registrierte Kunden können sich die aktuellen Verfügbarkeiten anzeigen lassen.

1 Anmeldung

Unter (1) steht entweder "AgenturLogin" oder "KundenLogin".

Über "KundenLogin" kann der Kunde eines Gartenbaubetrieb sich selbst einloggen und seine aktuellen Aufträge einsehen, Verfügbarkeiten prüfen und so Korrekturen vornehmen.
Im "AgenturLogin" kann der Vertreter des Gärtners in einem weiteren Feld seinen Lieferanten auswählen und vor Ort beim Kunden Aufträge einsehen und eingeben und Verfügbarkeiten prüfen.

Über den Link "Agenturlogin" (5) kann dorthin gewechselt werden.

Unter (2) geben Sie Ihren Namen ein und bestätigen diesen mit Ihrem Passwort (3), bevor Sie sich mit dem Button >>Login<< (4) anmelden.

Zur ersten Anmeldung fordern Sie zunächst ein Passwort an.

2 Erster Überblick

2.1 Menuleiste

Nach erfolgter Registrierung und Anmeldung öffnet sich die Maske >>Verfügbarkeiten<<.

Die Menuleiste besteht aus mehreren Popup-Fenstern, in denen zahlreiche Untermenus geöffnet werden können.

Unter Kundenkonto (1) sind Sie als Kunde eingeloggt. Hier haben Sie Zugriff auf die folgenden Masken:

Außerdem kann das Profil geändert oder in den Warenkorb gewechselt werden und Sie können sich wieder ausloggen.

Auf Tools (2) besteht die Möglichkeit, auf folgende Masken zu wechseln:

Sortiment;
Bestellung erneuern;
Nachverfolgbarkeit;
Verfügbarkeit (= Home (6)).

Folgende Statistiken (3) können aufgerufen werden:

Aufträge pro Kunde;
Auftragsstatistik;
Rechnungsstatistik.

Aktuell bieten wir diverse Sprachen (4) für das Portal an; diese richtet sich nach der im jeweiligen Kundenstamm hinterlegten Sprache, kann aber individuell im Portal vom User geändert werden.

Deutsch;
Englisch;
Italienisch;
Französisch;
Niederländisch;
Spanisch.

Unter (5) können Sie direkt in den Warenkorb wechseln; in der Menuleiste sehen Sie, wie groß Ihre aktuelle Bestellung ist.

Für Agenturen stehen weitere Optionen zur Verfügung.

2.2 Verfügbarkeiten

In der ausgewählten Kategorie (1) schränken Sie die Ware auf bestimmte Liefergruppen (Sämereien, Jungpflanzen, Fertigware oder ähnlich) über die Auswahl ein. Entsprechend unserem Sortiment ist der Filter "Gattungsgruppe" (2) sehr umfangreich. Um die Auswahl zu vereinfachen, haben wir hier eine Suche eingebaut, die nach Wortteilen einschränkt.

Beispiel: Aus der Liste gibt es nur die Gattungsgruppen "Pelargonien" mit Eingabe "Pel".

Die ausgewählten Gruppen werden im Button angezeigt.

In den Eingabefeldern "KW von" und "KW bis" (3) sind die aktuelle und übernächste Woche voreingestellt. Diese können Sie (auch bis ins Folgejahr hinein) auswählen.

Für unser nächstes Beispiel haben wir einen bestimmten Zeitraum für Pel. zonale ausgewählt.

Mit Klick auf >>Anzeigen<< (4) wird Ihnen eine Tabelle entsprechend Ihrer Auswahl angezeigt.

Im Kopf der Maske wird die letzte Aktualisierung der Bestandsdaten angezeigt (5).

2.2.1 Auswahl-Tabelle

In der nun öffnenden Tabelle bekommen Sie eine Übersicht über unser Angebot entsprechend Ihrer Auswahl.

In dieser Tabelle besteht die Möglichkeit, in den (hier rot eingerahmten) Sortier-Icons (1) nach jeder Spalte zu sortieren, um die gewünschte Auswahl schneller zu finden.

Die Spalte "Variante" gibt die angebotene Verkaufsform an, aus "VPEH" ersehen Sie die von uns angebotenen Verpackungseinheiten dieser Variante.

Der Bild-Icon (2) öffnet ein größeres Bild der Sorte dieser Zeile.

In dieser Tabelle ist es Ihnen direkt möglich, Ihre Bestellung einzutragen (3). Die Hintergrundfarben der Bestellwochen haben folgende Bedeutung:

weißes Feld: In dieser Woche ist diese Sorte nicht verfügbar oder die Produktion ist bereits gestartet;
gelbes Feld: Ein Angebot ist nur auf Anfrage möglich, eine direkte Bestellung kann nicht aufgegeben werden;
grünes Feld: In dieser Woche ist sowohl ein Angebot als auch ein fester Auftrag möglich.

Beachten Sie bitte, dass Bestellungen nur für ein Vielfaches der VPEH möglich sind! Ihre Eingabe wird automatisch auf die nächste ganze VPEH gerundet.
Wird die maximal verfügbare Pflanzenmenge überschritten, erfolgt ein Warnhinweis und die Höchstmenge wird eingetragen.

Im Feld Kommission (4) kann ein zusätzlicher Eintrag vorgenommen werden, anschließend bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Klick auf >>In den Warenkorb<< (5).

Nach Klick auf >>In den Warenkorb<< werden die Artikel übertragen. Es öffnet eine Mitteilung, dass die Übertragung erfolgreich war, verbunden mit der Frage, was Sie als nächstes machen möchten: weiter bestellen oder zum Warenkorb?

Wir wählen in unserem Beispiel >>zum Warenkorb<<.

2.3 Der Warenkorb

Auch wenn Sie auf >>Weiter bestellen<< geklickt haben, können Sie jederzeit wieder zu Ihrem Warenkorb gelangen. Dazu klicken Sie rechts oben auf den Warenkorb (1). Die Anzahl der bestellten Pflanzen wird mit angezeigt.

Im Warenkorb sind die Artikel nach Lieferwoche sortiert einzeln aufgeführt (gelb markiert).

Haben Sie unterschiedliche Lieferadressen angegeben, können Sie die passende auswählen (1).

Auch hier können Sie einen gesonderten Kommissionstext eintragen (2).

Noch im Warenkorb können Sie die Menge der Artikel ändern (3). Dazu öffnet ein gesondertes Fenster. Bitte beachten Sie, dass auch hier jeweils auf die nächste VPEH hochgerundet wird.

Mit Klick auf die "Mülltonne" (4) kann ein Artikel aus einer Lieferwoche gelöscht werden.

Mit Klick auf den >>Löschen<<-Button (5) werden alle Zeilen einer Lieferwoche gelöscht.

Nun klicken Sie auf >>Bestell-Anfrage senden<< (6) um eine Anfrage abzusenden.

Dies wird per eMail sofort an das Verkaufsteam weitergeleitet.

Bitte beachten Sie den Hinweis unter jeder Lieferwoche, dass Sie nur eine Anfrage erzeugen, die noch bestätigt werden muss.

Es folgt die Meldung "Ihre Bestell-Anfrage wurde verschickt." sowie der erneute Hinweis, dass eine Bestätigung per Mail erfolgt. Das Fenster kann danach geschlossen werden.

3 Kundenkonto

3.1 Aufträge

Über das Kundenkonto kommen Sie auf die "Aufträge" (1). In dieser Tabelle werden die aktuellen Aufträge angezeigt.

Mit Anklicken von "Auftrag anzeigen" (2) können Sie den jeweiligen Auftrag aufrufen. Mit Anklicken von "Ändern" (3) kann ein bestätigter Auftrag bis zum Beginn der Produktion noch geändert werden (siehe unten).

In der Spalte Status (4) können Sie sehen, wie weit der jeweilige Auftrag abgearbeitet ist:

- auf Tour geplant
- bestätigt (sie haben eine Mail erhalten)
- warten auf Bestätigung
- berechnet.

3.1.1 Auftrag anzeigen

Mit Klicken auf "Auftrag anzeigen" öffnet ein Formular mit den Details zum angewählten Auftrag. Folgende Informationen sind enthalten:

- der Auftragsstatus (1),
- Lieferwoche und Auftragsnummer (2),
- Rechnungs- und (wenn anders angegeben) Lieferadresse (3).

Zusätzlich hat dieses Formular noch einige Funktionen:

- mit Klick auf den Sortier-Icon (4) kann nach den verschiedenen Spalten sortiert werden,
- mit der Suche (5) können Sie eine umfangreiche Bestellung auf wenige Positionen einschränken,
- die verschiedenen Speicher- und Exportmöglichkeiten (6) werden später ausführlich erläutert,
- mit Anklicken des Kreuzes rechts oben (7) können Sie dieses Fenster wieder verlassen.

3.1.2 Auftrag ändern

Hat ein Auftrag den Status bestätigt oder auf Tour geplant, kann er noch geändert werden. Mit Klicken auf Ändern öffnet sich eine neue Maske, über die Änderungen der Bestellmenge durchgeführt oder weitere Artikel zugefügt werden können.

Nach Anklicken von "Ändern" werden die Artikel des aufgerufenen Auftrags mit ihrer Verfügbarkeit und den bestellten Stückzahlen angezeigt.

Wird Neue Artikel hinzuladen (1) angehakt, öffnet eine Liste der dieses Jahr neu eingeführten Artikel. Über Nur verfügbare Artikel anzeigen (2) wird diese Aufstellung auf für die Lieferwoche verfügbare Artikel eingeschränkt.

In den Feldern der Bestellmenge (3) kann die Stückzahl geändert werden.

Ist der Status für diesen Auftrag bereits auf Tour geplant, kann die Menge nur noch erhöht werden, vorher ist auch ein Reduzieren oder Löschen eines Artikels möglich.

Mit dem Button >>Artikel hinzufügen<< (4) können weitere Artikel und Sortimente aufgerufen und zum Auftrag zugefügt werden.

Ist eine Änderung abgeschlossen, kann sie über >>Änderung senden<< (5) bestätigt und verschickt werden.

Soll keine Änderung vorgenommen werden, ist der Button >>Abbrechen<< anzuklicken, damit der Vorgang beendet wird.

Die Maske "Artikel hinzufügen" ist ähnlich aufgebaut wie die Sortiment-Maske. Auch hier kann zunächst die Auswahl auf bestimmte Gruppen eingeschränkt werden (1).

In den Bestellfeldern (2) kann die gewünschte Menge eingetragen werden. Über den Button >>Artikel hinzufügen<< (3) werden die eingetragenen Mengen der Bestellung zugefügt.

Soll keine Änderung vorgenommen werden, kann diese Maske durch Anklicken des Kreuzes oben rechts (4) wieder verlassen werden.

3.1.3 Auftrag abgerechnet

Hat ein Auftrag den Status "abgerechnet", wird zusätzlich die entsprechende Chargennummer angezeigt. Klickt man diese Nummer an, öffnet sich die Maske xxNachverfolgung mit Informationen zu genau dieser Charge.

3.2 Lieferscheine

Wählt man im Kundenkonto die Lieferscheine (1) aus, öffnet sich die hier abgebildete Maske.

Jede blaue Schrift ist ein Link, über den die entsprechende Datei hinterlegt ist.

In Spalte Lieferschein Nr. (2) öffnet der jeweilige Lieferschein;
In Spalte Auftragsnummer (3) öffnet der jeweilige Auftrag,
- es können auch mehrere Aufträge zu einem Lieferschein hinterlegt sein (4);
In Spalte Tourbezeichnung (5) steht die korrespondierende Tour;
In Spalte Lieferadresse (6) steht die Adresse;
Weiter können Details zur Kundenbestellnr, Depot oder Kommission hinterlegt sein;

3.2.1 Lieferschein anzeigen

Mit Klicken auf die gewünschte Lieferschein-Nummer öffnet ein Formular mit den Details zum angewählten Lieferschein. Folgende Informationen sind enthalten:

- der Status (1),
- Lieferwoche und Lieferscheinnummer (2),
- Rechnungs- und (wenn anders angegeben) Lieferadresse (3).

Zusätzlich hat dieses Formular noch einige Funktionen:

- mit Klick auf den Sortier-Icon (4) kann nach den verschiedenen Spalten sortiert werden,
- mit der Suche (5) können Sie eine umfangreiche Bestellung auf wenige Positionen einschränken,
- die verschiedenen Speicher- und Exportmöglichkeiten (6) werden später ausführlich erläutert,
- mit Anklicken des Kreuzes rechts oben (7) können Sie dieses Fenster wieder verlassen.

3.3 Leergut

Über die Auswahl "Leergut" (1) werden Ihre Leergut-Ein- und Ausgänge tabellarisch angezeigt.

Es ist sinnvoll, nach Spalte "Bezeichnung" zu sortieren (2), um das Leergut gruppiert zusammen zu fassen. Über die "Lieferschein-Nr" (3) hat man den jeweiligen Bezug und einen Überblick über Ausgang und Eingang (4).

Über einen Excel-Export (5) lässt sich so schnell ein Saldo der einzelnen Leergut-Artikel erstellen.

3.4 Rechnungen

Über die Auswahl "Rechnungen" (1) werden Ihre Rechnungen tabellarisch angezeigt.

Auch in dieser Tabelle können Sie nach Rechnungs-Nummer oder-Datum sortieren (2), die Suche nutzen (3) oder diese Tabelle exportieren (4).

Der Spalte "Status" (5) entnehmen Sie, ob die jeweilige Rechnung bereits bezahlt oder noch offen ist oder ob der Zahlungstermin bereits überschritten ist (nicht bezahlt).

Liegt Ihnen die Rechnung aktuell nicht vor, können Sie sie mit Anklicken des PDF-Logos herunterladen (6) und bei sich speichern.

3.5 Profil

Über die Auswahl Profil (1) kommen Sie in Ihre hinterlegten Kundendaten. Bitte prüfen Sie, ob Telefonnummer und eMail-Adresse (2) stimmen und Lieferadresse (3) sowie Rechnungsanschrift (4) korrekt notiert sind.

Unter den Login-Daten ist Ihre Benutzer-Nummer angezeigt. Mit Anklicken von "Passwort ändern" (5) öffnet ein weiteres Fenster, in dem Sie ein neues Passwort für den Login hinterlegen können.

3.5.1 Passwort ändern

Wenn Sie Ihr Passwort ändern wollen, geben Sie bitte zunächst das bisherige Passwort ein (1).

In der zweiten Zeile tragen Sie Ihr neues Passwort ein (2) und bestätigen es, indem Sie es in der dritten Zeile erneut eintragen (3). Sie werden auf Übereinstimmung geprüft.

Zum Bestätigen des neuen Passworts klicken Sie nun auf den Button >>Ändern<< (4).

Wollen Sie die Maske ohne Änderung des Passwortes wieder verlassen, klicken Sie oben rechts auf das Kreuz (5).

4 Tools

4.1 Sortiment

Mit der Anwahl von "Tools - Sortiment" (1) öffnet sich die Sortiment-Maske. Diese bietet eine andere Möglichkeit, seine Bestellung einzugeben.

Auch hier kann zunächst über die Kategorie die Suche eingeschränkt und dann angezeigt werden.

In jeder Feld-Überschrift befindet sich ein Sortier-Icon (2), mit dem auf- oder abwärts die Reihenfolge geändert werden kann.

Weiter gibt es zu jedem Feld ein eigenes Suchfeld (3), über das durch sinnvolle Kurzeingaben die Auswahl eingeschränkt werden kann.

Im Maskenfuß geben Sie die mögliche Kommission (4) sowie die obligate Lieferwoche (5) ein.

Achten Sie bitte darauf, dass diese im Lieferzeitraum (6) der ausgewählten Artikel liegt, damit die Bestellung auch ausgeführt werden kann.

Nun können Sie in das Eingabefeld (7) die gewünschte Bestellmenge eintragen.

Es wird automatisch auf die nächst höhere VPEH gerundet.

Die Gesamtmenge der für diese Suche ausgewählten Pflanzen wird im Spaltenfuß angezeigt (8).

Haben Sie alle gewünschten Artikel und Mengen dieser Auswahl eingetragen, fügen Sie diese Ihrem Warenkorb zu (9).

Achtung: bei einer anderen Suche werden die bisherigen Bestellmengen geleert! Deshalb bitte unbedingt die Auswahl dem Warenkorb zufügen.

Anschließend können in einer neuen Suche weitere Gattungsgruppen zugefügt werden; bitte achten Sie darauf, auch die Lieferwoche wieder einzutragen.

4.2 Bestellung erneuern

Über die Auswahl "Bestellung erneuern" (1) können bestehende Bestellungen aufgerufen und für eine neue Saison wieder bestellt werden.

Mit den rot eingerahmten Feldern kann das Sortiment über diverse Filter ausgewählt und der Zeitraum (Vorgabe von "Vorjahr plus eine Woche" bis "aktuelle Woche") eingeschränkt werden, aus dem abgeschlossene Aufträge mit Klick auf den >>Anzeigen<< Button (2) vorselektiert werden.

Jetzt werden die Aufträge aus diesem Zeitraum mit der damaligen Lieferwoche (3) und der damaligen Gesamtmenge (4) angezeigt.

In den Details (5) kann man sich den Auftrag anzeigen lassen (siehe oben).

In dem Auswahlfeld Lieferwoche aktualisieren (6) kann man die neue Lieferwoche um bis zu zwei Wochen nach vorne oder hinten verschieben. Möchte man diesen Auftrag für die nächste Saison wieder aufrufen, muss Erneuern (7) angehakt werden.

Anschließend können die so selektierten Aufträge mit Anklicken von >>Erneuern<< (8) neu aufgerufen werden.

Jetzt werden die Artikel einzeln für die ausgewählte Woche (1) und der damaligen Bestellmenge (2) angezeigt.

Auch hier gelten die Farben der Verfügbarkeit! Der rot markierte Artikel ist aktuell nicht für diesen Zeitraum lieferbar oder die damals bestellte Menge nicht vollständig verfügbar.

In der Fußzeile wird die gesamte Bestellmenge angezeigt (3).

Sind mehrere Artikel in den ausgewählten Wochen nicht verfügbar, können diese über Nur verfügbare Artikel anzeigen (4) ausgeblendet werden. Über die Auswahlfelder Verfügbare RC hinzuladen und Verfügbare FW hinzuladen (5) werden weitere Artikel angezeigt, die man auswählen kann.

Tipp: Über die Suche kann gezielt nach bestimmten Artikeln oder Gattungen gesucht werden; nun gibt man die Menge entsprechend ein. So können nach und nach weitere Artikel einfach dem Auftrag zugefügt werden.

Mit >>Vorgang abbrechen<< (6) wird die neue Bestellung entfernt. Anschließend kann von vorne begonnen werden.

Wird in "Bestellung erneuern" bereits zu Beginn ein bestehender Auftrag in dieser Form angezeigt, betätigen Sie bitte zunächst den Button >>Vorgang abbrechen<< (6)! Ein vorheriger Aufruf wurde nicht abgeschlossen.

Mit >>In den Warenkorb<< (7) werden die ausgewählten Artikel in den Warenkorb übertragen.

Über +- 2 Wochen anzeigen (1) können sowohl die Verfügbarkeiten der zwei vorherigen als auch die der nachfolgenden Wochen angezeigt werden.

Befindet sich zwischen den ausgewählten Wochen eine größere Lücke, wird diese entsprechend gefüllt.

Hat man die Mengen abgeglichen, sind die Eingabefelder weiß hinterlegt (3). Die verfügbare Menge hat sich entsprechend der eingetragenen Menge während der Eingabe angeglichen.

Achtung: möglicherweise stehen jetzt entweder in der verfügbaren Menge oder dem Eingabefeld negative Zahlen. In diesem Fall muss die Eingabe für die betroffene Zeile wiederholt werden. Danach stimmen die Zahlen wieder.

Nun hat man die ursprüngliche Bestellmengen des Vorjahres nicht mehr im Blick. Diese kann man über alte Mengen einblenden (1) in einer separaten Spalte (2) anzeigen lassen.

Nach einer letzten Kontrolle kann die neue Bestellung über den Button >>In den Warenkorb<< (4) ebendort hingelegt werden.

5 Datenexport

Rechts unterhalb der Menu-Buttons befinden sich diverse Möglichkeiten zum Datenexport.

5.1 als PDF

Der Button >>PDF<< (1) öffnet ein Popup-Fenster zur Übertragung der geöffneten Tabelle in eine PDF-Datei.

Sie können wählen (2), ob Sie die Datei direkt speichern oder zunächst im Adobe Reader öffnen wollen, um die Daten anzusehen und danach unter anderem Namen abzuspeichern.

Weiter kann angehakt werden, ob dies für PDF-Dateien immer auf diesem Weg ausgeführt werden soll (3).

Abschließend klichen Sie >>OK<< (4).

5.2 in Excel

Über den >>Excel<<-Button (1) öffnet sich ein ähnliches Fenster wie für PDF, nach Bestätigen mit >>OK<< (2) öffnet sich eine Excel-Datei, in die die Daten eingetragen werden.

Zur Bearbeitung der Daten muss dies im Tabellenkopf freigeschaltet werden.

5.3 kopieren

Der Button >>Kopieren<< (1) entspricht in seiner Funktion dem Windows-Befehl Strg + C , jedoch muss vorher keine Markierung des Textes erfolgen.

Es erscheint kurzzeitig eine Meldung "Zwischenablage" (2).

Sowohl in Tabellen als auch in Textprogramme kann nun mit dem Tastenbefehl für "Einfügen" – zum Beispiel Strg + V – oder der "rechten Maustaste" und "Einfügen" der Text aus der Zwischenablage eingefügt werden.