Teilauftrag

Das Modul „Teilauftrag“ ist ein hilfreiches Werkzeug, wenn Großaufträge eines Kunden an mehrere Filialen verteilt oder Teilmengen wochenweise abgerufen werden sollen. Er verschafft einen Überblick über die Bestellmenge und das freie Kontingent. Je nach Vertragsform kann nicht abgerufene Ware entweder berechnet oder für andere Kunden freigegeben werden.

1 Teilmenge abrufen

1.1 aus Vorratsplanung

Um eigene Aufträge zur Vorratsplanung anlegen zu können, wird ein entsprechender Kunde eingerichtet, der nur die wesentlichen Daten enthält.

Auf diesen Kunden werden Produktionsaufträge eingetragen, von denen Mengen an unterschiedliche Kunden verteilt werden können.

Es empfiehlt sich, vorhandene Produktionen satzweise in einem Auftrag zu erstellen. Hierfür bietet sich die Verwendung von Bausteinen für unterschiedliche Varianten oder Warengruppen an. Zu Beginn wird die geplante Produktionsmenge als Menge eingetragen (1).

Es empfiehlt sich, in Voreinstellungen – Kommission einen Eintrag zur Unterscheidung der einzelnen Aufträge vorzunehmen (2).

Die Maske von Teilauftrag ist zunächst recht übersichtlich. Sie besteht aus wenigen Buttons/Icons sowie vier Eingabefeldern, in denen in Lookup-Feldern nach Kundennummer oder – Kurzbezeichnung, Auftragsnummer und Kommission vorselektiert werden kann (1). Mithilfe des Button >>Suchen F5<< (2) können nun wie im PAT die vorhandenen Aufträge aufgerufen und weiter bearbeitet werden.

Für unser Beispiel wählen wir den Auftrag zur Kundennummer 777.

Nach Betätigen der Suche (1) öffnet sich eine Tabelle mit den vorhandenen Aufträgen, aus der der gewünschte Auftrag ausgewählt (2) und mit F3 geöffnet werden kann (3).

Mit Öffnen des Lookup-Feldes unter Neuer Kunde (1) kann der bestellende Kunde ausgewählt werden (2).

Jetzt ist die neue Kundennummer in rot vor die Kundenbezeichnung gestellt.

Nun sollte unbedingt eine neue Kommission benannt (1) und über den Button >>Eintragen<< (2) in Kommission_Neu eingetragen werden (siehe Pfeil). Anschließend werden die gewünschten Auftragsmengen für jede Sorte eingetragen (3). Mit F3 oder anklicken von >>Teilauftrag<< wird der neue Auftrag erstellt.

Auf gleiche Weise können die Lieferadresse, das Lieferdatum sowie die Kunden-Bestellnummer geändert werden. In der Tabelle selbst kann in "TEXT" eine Bemerkung eingetragen werden.

Es erfolgt eine Bestätigung, dass der Auftrag neu angelegt wurde. Dies wird mit >>OK<< quittiert.

Anschließend können weitere Teil-Aufträge angelegt oder die Maske geschlossen werden.

Sowohl im Pat als auch in „Teilauftrag“ kann nach dem Aktualisieren (1) und erneuter Suche (2) der neue Auftrag eingesehen werden. Im Kommissionsfeld ist ersichtlich, dass dieser Auftrag aus dem Planungsauftrag erstellt wurde (3).

1.1.1 Zeilen duplizieren

Es besteht die Möglichkeit, beispielsweise für unterschiedliche Lieferadressen Zeilen des Auftrags zu duplizieren, indem man sie mit Klick auf den Zeilenkopf einzeln markiert (1) und dann auf >>Zeilen duplizieren<< (2) klickt. Anschließend kann manuell für die einzelne Zeile die Kommission geändert individuell werden (3), bevor die gewünschte weitere Menge eingetragen wird (4).

Danach bestätigt man dies mit F3 (5).

Der neue Auftrag wurde unter einer Auftragsnummer (1), aber mit unterschiedlichen Kommissionen (2) angelegt.

1.2 Filialen gleich beliefern

Bei Handelsketten kommt es häufig vor, dass einzelne Filialen jeweils mit den gleichen Mengen-Einheiten bestückt werden müssen. Die beste Vorgehensweise wollen wir nachfolgend erläutern.

Zunächst rufen wir einen entsprechenden Auftrag der Zentrale einer Handelskette auf (1). Dieser Zentrale sind mehrere Filialen als separate Kunden mit der Zentrale als Rechnungsempfänger zugeordnet.

Für diesen Auftrag werden aus einem entsprechend erstellten Baustein gewünschte Artikel und Mengen ausgewählt.

Für größere Flexibilität sollten im Baustein Artikel „nach Farben“ verwendet werden, die je nach Reifegrad zugewiesen werden können.

Zunächst wird im Kundenfeld über die Anfangsbuchstaben der Kunde vorselektiert (1). Den ersten Auftrag geben wir für Filiale Stapelfeld (2) ein.

Jetzt wird >>Bausteine<< (1) angeklickt. Der dem Auftrag zugewiesene Baustein (2) hat bereits die Mengen für eine CC voreingestellt. Die gewünschte Anzahl CC kann nun angegeben werden (3) und wird mit >>Eintragen<< (4) übernommen.

Die aufpoppende Frage, ob die dem Baustein zugeordneten Mengen eingetragen werden sollen, wird mit >>Ja<< bestätigt.

Es wird empfohlen, eine Kommission einzutragen, die eine eindeutige Zuordnung zum Kunden hat (1). Die eingetragene Menge ist grün markiert und kann nicht geändert werden (2). Nun kann der Teilauftrag bestätigt werden (3).

Direkt anschließend kann für die nächste Filiale (1) mit entsprechend geänderter Kommission (2) wieder dieser Baustein geladen (3) und eine eigene Anzahl CC (4) zugewiesen werden (5).

So können die Abrufe mehrerer Filialen schnell bearbeitet werden.

2 EDI Aufträge abbuchen

Nach Absprache mit Plug-Plant ist es möglich, elektronisch importierte Aufträge nicht direkt in PAT zu übertragen, sondern diese mittels eines Triggers zurückzuhalten und zunächst über Teilauftrag zu bearbeiten, bevor sie importiert werden.

Außerdem besteht die Möglichkeit, importierte Aufträge zunächst generell auf Status 'AN' zu setzen, bevor sie im PAT endgültig freigegeben werden.

2.1 Einstellungen

Über den Icon Einstellungen (1) öffnet sich die Maske für die Einstellungen. Im Reiter >>Planungsaufträge<< können Suffixe für die Statusarten gesetzt werden (2). Weiter kann über Direktimport auf AN angehakt werden, wenn eingehende Aufträge immer mit Status 'AN' importiert werden sollen (3). Änderungen dieser Einstellungen werden mit >>Anwenden<< bestätigt (4), bevor die Maske mit >>OK<< geschlossen wird.

2.2 EDI Auftrag aufrufen und bearbeiten

Regelmäßig wird überprüft, ob ein EDI-Auftrag eingegangen ist. Dazu wird zunächst Planungsauftrag abbuchen angehakt (1) und die Suche aufgerufen (2).

Nun markiert man einen der gefundenen EDI-Aufträge (3) auf der rechten Spalte und öffnet ihn (4), um ihn zu bearbeiten.

Ist kein Kunde für diesen Auftrag zugewiesen, wird der Auftrag dem Kunden zugeordnet, der auf der linken Spalte markiert ist!

Hat der Kunde bereits häufiger bestellt und arbeitet routiniert mit vollständigen Daten, kann ein Auftrag auch direkt importiert werden (5); mit Nicht freigeben (auf AN) kann angegeben werden, ob der Auftrag im PAT den Status 'AN' oder 'PR' erhält.

Nach dem Öffnen wird der Auftrag angezeigt. Wird Alles anzeigen angehakt (1), werden auch nicht bestellte Artikel des Planungsauftrags angezeigt. Nun kann der Auftrag abgebucht werden (3).

Auch hier kann vorher festgelegt werden, dass der Auftrag weiter auf AN bleibt (2).

2.2.1 Auftrag bearbeiten

Es kommt vor, dass bei der Datenübertragung etwas schiefläuft oder der Kunde unvollständige Angaben macht. In unserem (konstruierten) Beispiel fehlen zwei Artikel-Nummern. Dies wird sofort gemeldet (2). Nun kann man sich den ursprünglichen Auftrag anzeigen lassen (1). Es sind drei Artikel nicht zum Abbuchen angehakt und die Mengen fehlen. Zum Feststellen der Artikelnummern (4) wird in der Tabelle ganz nach rechts gescrollt (3).

Jetzt wird der Button >>Bearbeiten<< angeklickt (5) und es öffnet ein Fenster Importzeilen ohne Zuordnung. Hier können die Artikel entsprechend zugeordnet werden. Es öffnet ein Lookup-Feld zur Auswahl der möglichen Artikel dieses Auftrags (6). Diese Auswahl wird abschließend mit >>OK<< bestätigt (7), bevor abgebucht werden kann (8).

Wurden beim Zuweisen der Sorten zwei Auftragszeilen der gleiche Artikel zugewiesen, werden diese Mengen zusammengeführt und die Import-Menge orange markiert (1).

2.3 Abbuchen

Nach dem Abbuchen (1) startet der EDI Auto Importer und fügt den Auftrag in PAT ein. Die importierte Menge wird grün angezeigt.

3 Settings

In den Benutzereinstellungen der Settings lassen sich mehrere Einstellungen vorab vornehmen:

• In Firma kann die Firma eingestellt werden, in der die Aufträge eingelesen und abgebucht werden sollen (1)
• In Jahre zurück und Jahre vor wird eingetragen, für welchen Zeitraum in Jahren die Änderungen erfolgen sollen (2)
• ist Aufträge auf AN angehakt, werden nur Angebote bearbeitet
• Neuer Auftrag auf AN setzt die Aufträge beim Abbuchen generell als Angebot (3)
• ist Aufträge auf PL angehakt, werden nur Planungsaufträge bearbeitet
• Sicherheitsabfragen anzeigen fragt nach einer Bestätigung für jeden relevanten Vorgang und sollte immer angehakt sein (4)
• Umbuchen auf gleichen Kdn fürht Umbuchungen auf den gleichen Kunden aus; auch dies sollte angehakt sein (5)
• Kndnr an Kbz anhängen fügt die Kundennummer an die Kunden-Kurzbezeichnung an.

Änderungen werden nach Klick auf >>Anwenden<< und >>OK<< aktiviert.