Buchhaltung mit Schnittstelle

Wird für die Bearbeitung der FiBu eine Schnittstelle verwendet, müssen die Daten dorthin übertragen werden. Die Vorgehensweise unterscheidet sich deutlich von der Bearbeitung ohne Schnittstelle.

1 Daten übertragen

Eine Übertragung der Daten erfolgt in der Regel monatlich.

Unter "Rechnungsdatum" gibt man den letzten vollständigen Monat ein (1) oder man wählt ein taggenaues Rechnungsdatum aus.

Im Allgemeinen sollen nur geprüfte Rechnungen übertragen werden; dafür setzt man den entsprechenden Haken (Pfeil).

Danach wird der Button >> Übertragen << (2) angeklickt.

1.1 Fehlermeldung

Laut dieser Meldung wurden 14 Rechnungen übertragen, haben also den Status "U" erhalten

Die Daten wurden Übertragen und haben in der Rechnungsverwaltung denFiBu-Status "U" erhalten.

1.2 Gegenkontrolle

Zur Gegenkontrolle, ob alle Daten korrekt übertragen wurden, klickt man zunächst auf den Button >> Buch << (1).

Unter "Dateien" steht der in den Settings eingetragene Pfad (2) zum Speicherplatz der FiBu-Datei. ⇒ Hier kann möglicherweise der jeweilige Monat zugefügt werden.

In der Folgemaske wird nun "Übertragen" angehakt (1), damit im Report alle Rechnungen mit Status "U" angezeigt werden.

Anschließend geht man auf die Vorschau (2) und druckt den Report Ausgangs_Rechnungsbuch als PDF aus.

Beide Dateien werden zur Kontrolle des Inhalts an die FiBu geschickt. Sind die Dateien angekommen, kann "quittiert" werden.

2 Quittieren

Um die Übertragung zu bestätigen, wird nun der Button >> Quittierung << (1) geklickt.

Die nun aufpoppende Frage zur Rechnungsübertragung wird mit >> JA << (2) bestätigt (= quittiert).

Als nächstes erfolgt eine Meldung, die die Durchführung der Übertragung meldet.

Der Status hat sich nun in der Rechnungsverwaltung nach Aktualisierung mit F5 auf "B" (= an FiBu übergeben) geändert.

3 Import nicht gelungen

Sind in einer Rechnung Fehler aufgetreten, werden diese in einem Hinweisfenster mit der Fehlermeldung (hier gelb markiert) aufgeführt. Diese Rechnung muss zurückgestellt und der Fehler korrigiert werden.

Erscheint eine Meldung, dass der Import nicht gelungen ist, klickt man auf den Button >> Zurückstellen << (1). Nun wird der Status für die betroffenen Rechnungen von "U" auf "G" zurückgesetzt. Nun können die Rechnungen überprüft und erneut übertragen werden.

Offensichtliche Fehler (MwSt der Pflanzen = 0,00 etc.) werden auf ein spezielles Korrekturkonto übertragen.

In der Rechnungsverwaltung wurde nach dem "Zurückstellen" der Status von "U" auf "G" geändert. Nach dem Überprüfen der einzelnen Rechnungen können diese erneut übertragen werden.

Eine fehlerhafte Rechnung muss jedes Mal zurückgestellt und weiter geprüft und korrigiert werden, bis eine fehlerfreie Übertragung erfolgt.

4 Übertragen von Kundendaten

Manche Schnittstellen (Datev) bieten eine extra Datei für den Kundenexport an. Wurden Daten geändert, werden diese Daten seit der letzten Übertragung in die FiBu übertragen. ⇒ so werden die Daten kompakt gehalten.

So können Mahnungen direkt aus der FiBu mit korrekter Kontenbeschriftung getätigt werden.

Über das Datums-Eingabefeld "geändert" kann der letzte Monat als Datum eingetragen werden.

5 Übertragen von Lieferantendaten

Genau wie die Kunden- können die Lieferantendaten über den Button >> Lieferanten << angepasst werden.

Für beide Funktionen ist eine exakte Datenpflege im PAT unbedingt erforderlich.

6 Zahlungen importieren

Um eingegangene Zahlungen aus der FiBu in das PAT zu importieren, klickt man den Button >> Importieren << (1).

Nun öffnet sich nicht nur das Fenster zum "Einlesen der bezahlten Rechnungen" (2) sondern auch ein Suchfenster zum Öffnen dieser Datei. Hier gibt man entsprechend den Angaben unter "Dateien" den Pfad ein (3) und öffnet die Datei (4). Jetzt werden die Rechnungen geöffnet.

Das Suchfenster merkt sich den zuletzt angegebenen Pfad.
Die Tabelle wird nun gefüllt und man kann für die beglichenen Rechnungen jeweils den Button >> Bezahlt << anklicken.

Beträge oder Rechnungsnummern, die nicht eindeutig zugeordnet werden können, werden in die rechte Spalte übertragen, unbekannte in der linken Spalte belassen.

Das Ergebnis wird rechts unten angezeigt.

Die als bezahlt markierten Rechnungen werden in PAT eingelesen und in der Rechnungsverwaltung wird der Haken "bezahlt" gesetzt.

Der Haken "mit Skonto" wird nicht berücksichtigt!

Selbstverständlich ist auch ein manueller Eintrag in der Rechnungsverwaltung möglich, indem für die betreffende Rechnung der Haken in der Spalte "Bezahlt" gesetzt und der Button >> Bezahlt << geklickt wird. Anschließend ist dies in Zahlungen eingetragen.