Aufträge mit Vorkasse verwalten: Unterschied zwischen den Versionen

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Es ist darauf zu achten, dass beide Statusarten mit den entsprechenden <span style=color:red;">Warnflags</span> eingetragen sind.
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Es ist darauf zu achten, dass beide Statusarten mit den entsprechenden <span style=color:red;">WarnungFlags</span> eingetragen sind.
 
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Version vom 6. April 2018, 15:15 Uhr

Selbstverständlich ist es möglich, über die Faktura eine Einzelrechnung zu erstellen und davon eine Abschlagszahlung vorab zu berechnen.

Beispiel: 14 Tage nach Produktionsbeginn Abschlag 50%, nach Auslieferung neue Rechnung mit Restbetrag Dies bedeutet: es müssen zwei Rechnungen gestellt – also zwei Rechnungsnummern verwaltet -werden. Das ist umständlich.

Besser: Auftrag im Kundenstatus auf „Vorkasse“ oder „Vorkasse bezahlt“ setzen.

1 Kundenstatus Vorkasse

Besser ist es, den Auftrag im Kundenstatus auf „Vorkasse“ oder „Vorkasse bezahlt“ zu setzen. Dazu muss sichergestellt sein, dass diese Optionen im Kundenstatus eingetragen sind.

Vorkasse 01.png

Über „Stammdaten/Allgemeines/Kundenstatus“ öffnet sich das gewünschte Fenster.

Vorkasse 02.png

Es ist darauf zu achten, dass beide Statusarten mit den entsprechenden WarnungFlags eingetragen sind.

2 Auftragseingabe

Vorkasse 03.png

Im neuen Auftrag wählt man bereits im Auftragskopf den Kundenstatus „Vorkasse“, ebenso die Zahlungsart.

Vorkasse 04.png

Dann gibt man den Auftrag wie gewohnt ein.

Unter „DIV“ sollte ein Artikel „Vorkasse“ eingerichtet sein; diesen kann man nach Eingabe der Variante „---“ nachträglich z.B. mit Termin ändern. In der Spalte „VK-Preis“ wird die Rechnungssumme übernommen und mit negativem Vorzeichen (!) versehen.


3 Optionen Gutschrift

Vorkasse 05.png

Anschließend wird im Fenster „Optionen“ (1) eine „Gutschrift zum Auftrag“ (2) erstellt und der Auftrag abschließend mit „F3“ gespeichert.

4 Rechnung verwalten

Vorkasse 06.png

In der Faktura unter „Rechnung verwalten“ erscheint dieser Auftrag als Rechnungsart „G“ und mit dem Betrag „0,00“.

Vorkasse 07.png

Nach Doppelklick auf die entsprechende Zeile kann man im nun öffnenden Fenster unter „Artikelerfassung“ den Auftrag bearbeiten.

Die Artikel werden im Preis auf € 0,00 gesetzt, die Vorkasse bekommt ein positives Vorzeichen. Die Transportkosten sollten ebenfalls gelöscht werden, weil sie in den Gesamtkosten mit angezeigt wurden und sonst doppelt berechnet werden.

Vorkasse 08.png

Nun werden im Fenster „Rechnung“ folgende Änderungen vorgenommen:

1) Typ von "Gutschrift" auf "Rechnung" ändern
2) Zahlungsart auf "Vorkasse"
3) Zahlungsziel das "im Auftrag genannte Datum" einsetzen

Anschließend mit „F3“ speichern. Nach Schließen der Rechnungsverwaltung und erneutem Öffnen hat sich die Rechnungsart „R.Art“ von „G“ auf „N“ geändert.

5 Rechnung drucken

Vorkasse 11.png

Nach erneutem Speichern „F3“ kann über "F6" (1) die Rechnung erzeugt werden.

6 Rechnung ist bezahlt

Vorkasse 09.png

Nach Zahlungseingang kann in den Auftrag entweder von Hand oder über eine Buchhaltungs-Schnittstelle (z.B. GDI) der Status „Bezahlt“ vermerkt werden.

In der Auftragsverwaltung ist der „Kunden Status“ „VO“ eingetragen.


Vorkasse 10.png

Nun muss der „Kundenstatus“ für diesen Auftrag auf „Vorkasse bezahlt“ geändert werden.


Vorkasse 12.png

Dieser Auftrag hat mittlerweile den Positionsstatus „RE“; in einer erneuten Suche erscheint er unter diesem Merkmal (!) mit dem Kundenstatus „VB“.

7 Optionen

  • Jeder Auftrag bekommt den Status „prüfen“ -> es muss regelmäßig vor Auslieferung der Status geprüft werden
  • 2. (oder mehr) Zahlungstermin: wird mit Teilzahlung(en) gearbeitet, ist es sinnvoll, die Artikel „Vorkasse 1 - x“ alle in den Auftrag zu schreiben und in der Rechnungsverwaltung jeweils einen Text zum aktuellen Termin zu schreiben. Alle anderen Artikel jeweils löschen. Bekommt der Kunde die End-Rechnung, wird folgendes gemacht:

Auftrag drucken – Rechnung erzeugen ohne drucken (mit drucken ist auch möglich). Alle Positionen auswählen. Dann „OK“. Auf der Rechnung stehen alle Artikel, alle Zahlungstermine sowie der Endbetrag.