Aufträge mit Vorkasse verwalten: Unterschied zwischen den Versionen
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Selbstverständlich ist es möglich, über die Faktura eine Einzelrechnung zu erstellen und davon eine Abschlagszahlung vorab zu berechnen. | Selbstverständlich ist es möglich, über die Faktura eine Einzelrechnung zu erstellen und davon eine Abschlagszahlung vorab zu berechnen. | ||
| − | Beispiel: 14 Tage nach Produktionsbeginn Abschlag 50% | + | |
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nach Auslieferung neue Rechnung mit Restbetrag | nach Auslieferung neue Rechnung mit Restbetrag | ||
Dies bedeutet: es müssen zwei Rechnungen gestellt – also zwei Rechnungsnummern verwaltet -werden. Das ist umständlich. | Dies bedeutet: es müssen zwei Rechnungen gestellt – also zwei Rechnungsnummern verwaltet -werden. Das ist umständlich. | ||
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Besser: Auftrag im Kundenstatus auf „Vorkasse“ oder „Vorkasse bezahlt“ setzen. | Besser: Auftrag im Kundenstatus auf „Vorkasse“ oder „Vorkasse bezahlt“ setzen. | ||
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== Kundenstatus Vorkasse == | == Kundenstatus Vorkasse == | ||
| − | Besser ist es, den Auftrag im Kundenstatus auf „Vorkasse“ oder „Vorkasse bezahlt“ zu setzen. | + | Besser ist es, den Auftrag im [[Allgemeines#Kundenstatus|Kundenstatus]] auf „Vorkasse“ oder „Vorkasse bezahlt“ zu setzen. |
Dazu muss sichergestellt sein, dass diese Optionen im Kundenstatus eingetragen sind. | Dazu muss sichergestellt sein, dass diese Optionen im Kundenstatus eingetragen sind. | ||
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== Auftragseingabe == | == Auftragseingabe == | ||
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Im neuen Auftrag wählt man bereits im Auftragskopf den Kundenstatus „Vorkasse“, ebenso die Zahlungsart. | Im neuen Auftrag wählt man bereits im Auftragskopf den Kundenstatus „Vorkasse“, ebenso die Zahlungsart. | ||
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Dann gibt man den Auftrag wie gewohnt ein. | Dann gibt man den Auftrag wie gewohnt ein. | ||
| − | + | Unter „DIV“ sollte ein Artikel „Vorkasse“ eingerichtet sein; diesen kann man nach Eingabe der Variante „---“ nachträglich z.B. mit Termin ändern. In der Spalte „VK-Preis“ wird die Rechnungssumme übernommen und mit <span style=color:red;">negativem Vorzeichen</span> '''(!)''' versehen. | |
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| − | Unter „DIV“ sollte ein Artikel „Vorkasse“ eingerichtet sein; diesen kann man nach Eingabe der Variante „---“ nachträglich z.B. mit Termin ändern. In der Spalte „VK-Preis“ wird die Rechnungssumme übernommen und mit negativem Vorzeichen (!) versehen. | + | <br clear=all> |
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== Optionen Gutschrift == | == Optionen Gutschrift == | ||
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| − | Anschließend wird im Fenster „Optionen“ (1) eine „Gutschrift zum Auftrag“ (2) erstellt und der Auftrag abschließend mit „F3“ gespeichert. | + | Anschließend wird im Fenster „Optionen“ <span style=color:red;">(1)</span> eine „Gutschrift zum Auftrag“ <span style=color:red;">(2)</span> erstellt und der Auftrag abschließend mit „F3“ gespeichert. |
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== Rechnung verwalten == | == Rechnung verwalten == | ||
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In der Faktura unter „Rechnung verwalten“ erscheint dieser Auftrag als Rechnungsart „G“ und mit dem Betrag „0,00“. | In der Faktura unter „Rechnung verwalten“ erscheint dieser Auftrag als Rechnungsart „G“ und mit dem Betrag „0,00“. | ||
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Nach Doppelklick auf die entsprechende Zeile kann man im nun öffnenden Fenster unter „Artikelerfassung“ den Auftrag bearbeiten. | Nach Doppelklick auf die entsprechende Zeile kann man im nun öffnenden Fenster unter „Artikelerfassung“ den Auftrag bearbeiten. | ||
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Die Artikel werden im Preis auf € 0,00 gesetzt, die Vorkasse bekommt ein positives Vorzeichen. Die Transportkosten sollten ebenfalls gelöscht werden, weil sie in den Gesamtkosten mit angezeigt wurden und sonst doppelt berechnet werden. | Die Artikel werden im Preis auf € 0,00 gesetzt, die Vorkasse bekommt ein positives Vorzeichen. Die Transportkosten sollten ebenfalls gelöscht werden, weil sie in den Gesamtkosten mit angezeigt wurden und sonst doppelt berechnet werden. | ||
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Nun werden im Fenster „Rechnung“ folgende Änderungen vorgenommen: | Nun werden im Fenster „Rechnung“ folgende Änderungen vorgenommen: | ||
| − | 1) Typ | + | : <span style=color:red;">1)</span> '''Typ''' von "Gutschrift" auf "Rechnung" ändern |
| − | + | : <span style=color:red;">2)</span> '''Zahlungsart''' auf "Vorkasse" | |
| − | 2) Zahlungsart | + | : <span style=color:red;">3)</span> '''Zahlungsziel''' das "im Auftrag genannte Datum" einsetzen |
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| − | 3) Zahlungsziel | ||
Anschließend mit „F3“ speichern. Nach Schließen der Rechnungsverwaltung und erneutem Öffnen hat sich die Rechnungsart „R.Art“ von „G“ auf „N“ geändert. | Anschließend mit „F3“ speichern. Nach Schließen der Rechnungsverwaltung und erneutem Öffnen hat sich die Rechnungsart „R.Art“ von „G“ auf „N“ geändert. | ||
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== Rechnung drucken == | == Rechnung drucken == | ||
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| − | + | Nach erneutem Speichern „F3“ kann über "F6" <span style=color:red;">(1)</span> die Rechnung erzeugt werden. | |
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== Rechnung ist bezahlt == | == Rechnung ist bezahlt == | ||
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Nach Zahlungseingang kann in den Auftrag entweder von Hand oder über eine Buchhaltungs-Schnittstelle (z.B. GDI) der Status „Bezahlt“ vermerkt werden. | Nach Zahlungseingang kann in den Auftrag entweder von Hand oder über eine Buchhaltungs-Schnittstelle (z.B. GDI) der Status „Bezahlt“ vermerkt werden. | ||
In der Auftragsverwaltung ist der „Kunden Status“ „VO“ eingetragen. | In der Auftragsverwaltung ist der „Kunden Status“ „VO“ eingetragen. | ||
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Nun muss der „Kundenstatus“ für diesen Auftrag auf „Vorkasse bezahlt“ geändert werden. | Nun muss der „Kundenstatus“ für diesen Auftrag auf „Vorkasse bezahlt“ geändert werden. | ||
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Dieser Auftrag hat mittlerweile den Positionsstatus „RE“; in einer erneuten Suche erscheint er unter diesem Merkmal (!) mit dem Kundenstatus „VB“. | Dieser Auftrag hat mittlerweile den Positionsstatus „RE“; in einer erneuten Suche erscheint er unter diesem Merkmal (!) mit dem Kundenstatus „VB“. | ||
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== Optionen == | == Optionen == | ||
| − | + | *Jeder Auftrag bekommt den Status „prüfen“ -> es muss regelmäßig vor Auslieferung der Status geprüft werden | |
| − | + | *2. (oder mehr) Zahlungstermin: wird mit Teilzahlung(en) gearbeitet, ist es sinnvoll, die Artikel „Vorkasse 1 - x“ alle in den Auftrag zu schreiben und in der Rechnungsverwaltung jeweils einen Text zum aktuellen Termin zu schreiben. Alle anderen Artikel jeweils löschen. Bekommt der Kunde die End-Rechnung, wird folgendes gemacht: | |
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Auftrag drucken – Rechnung erzeugen ohne drucken (mit drucken ist auch möglich). | Auftrag drucken – Rechnung erzeugen ohne drucken (mit drucken ist auch möglich). | ||
Alle Positionen auswählen. Dann „OK“. Auf der Rechnung stehen alle Artikel, alle Zahlungstermine sowie der Endbetrag. | Alle Positionen auswählen. Dann „OK“. Auf der Rechnung stehen alle Artikel, alle Zahlungstermine sowie der Endbetrag. | ||
Aktuelle Version vom 23. Januar 2019, 13:20 Uhr
Selbstverständlich ist es möglich, über die Faktura eine Einzelrechnung zu erstellen und davon eine Abschlagszahlung vorab zu berechnen.
Beispiel: 14 Tage nach Produktionsbeginn Abschlag 50%, nach Auslieferung neue Rechnung mit Restbetrag Dies bedeutet: es müssen zwei Rechnungen gestellt – also zwei Rechnungsnummern verwaltet -werden. Das ist umständlich.
Besser: Auftrag im Kundenstatus auf „Vorkasse“ oder „Vorkasse bezahlt“ setzen.
Inhaltsverzeichnis
1 Kundenstatus Vorkasse
Besser ist es, den Auftrag im Kundenstatus auf „Vorkasse“ oder „Vorkasse bezahlt“ zu setzen. Dazu muss sichergestellt sein, dass diese Optionen im Kundenstatus eingetragen sind.
Über „Stammdaten/Allgemeines/Kundenstatus“ öffnet sich das gewünschte Fenster.
Es ist darauf zu achten, dass beide Statusarten mit den entsprechenden WarnungFlags eingetragen sind.
2 Auftragseingabe
Im neuen Auftrag wählt man bereits im Auftragskopf den Kundenstatus „Vorkasse“, ebenso die Zahlungsart.
Dann gibt man den Auftrag wie gewohnt ein.
Unter „DIV“ sollte ein Artikel „Vorkasse“ eingerichtet sein; diesen kann man nach Eingabe der Variante „---“ nachträglich z.B. mit Termin ändern. In der Spalte „VK-Preis“ wird die Rechnungssumme übernommen und mit negativem Vorzeichen (!) versehen.
3 Optionen Gutschrift
Anschließend wird im Fenster „Optionen“ (1) eine „Gutschrift zum Auftrag“ (2) erstellt und der Auftrag abschließend mit „F3“ gespeichert.
4 Rechnung verwalten
In der Faktura unter „Rechnung verwalten“ erscheint dieser Auftrag als Rechnungsart „G“ und mit dem Betrag „0,00“.
Nach Doppelklick auf die entsprechende Zeile kann man im nun öffnenden Fenster unter „Artikelerfassung“ den Auftrag bearbeiten.
Die Artikel werden im Preis auf € 0,00 gesetzt, die Vorkasse bekommt ein positives Vorzeichen. Die Transportkosten sollten ebenfalls gelöscht werden, weil sie in den Gesamtkosten mit angezeigt wurden und sonst doppelt berechnet werden.
Nun werden im Fenster „Rechnung“ folgende Änderungen vorgenommen:
- 1) Typ von "Gutschrift" auf "Rechnung" ändern
- 2) Zahlungsart auf "Vorkasse"
- 3) Zahlungsziel das "im Auftrag genannte Datum" einsetzen
Anschließend mit „F3“ speichern. Nach Schließen der Rechnungsverwaltung und erneutem Öffnen hat sich die Rechnungsart „R.Art“ von „G“ auf „N“ geändert.
5 Rechnung drucken
Nach erneutem Speichern „F3“ kann über "F6" (1) die Rechnung erzeugt werden.
6 Rechnung ist bezahlt
Nach Zahlungseingang kann in den Auftrag entweder von Hand oder über eine Buchhaltungs-Schnittstelle (z.B. GDI) der Status „Bezahlt“ vermerkt werden.
In der Auftragsverwaltung ist der „Kunden Status“ „VO“ eingetragen.
Nun muss der „Kundenstatus“ für diesen Auftrag auf „Vorkasse bezahlt“ geändert werden.
Dieser Auftrag hat mittlerweile den Positionsstatus „RE“; in einer erneuten Suche erscheint er unter diesem Merkmal (!) mit dem Kundenstatus „VB“.
7 Optionen
- Jeder Auftrag bekommt den Status „prüfen“ -> es muss regelmäßig vor Auslieferung der Status geprüft werden
- 2. (oder mehr) Zahlungstermin: wird mit Teilzahlung(en) gearbeitet, ist es sinnvoll, die Artikel „Vorkasse 1 - x“ alle in den Auftrag zu schreiben und in der Rechnungsverwaltung jeweils einen Text zum aktuellen Termin zu schreiben. Alle anderen Artikel jeweils löschen. Bekommt der Kunde die End-Rechnung, wird folgendes gemacht:
Auftrag drucken – Rechnung erzeugen ohne drucken (mit drucken ist auch möglich). Alle Positionen auswählen. Dann „OK“. Auf der Rechnung stehen alle Artikel, alle Zahlungstermine sowie der Endbetrag.
