Leitfaden für Kunden-Stammdaten

Für die erste Installation von PAT bedarf es einiger Vorbereitung, damit alle Daten passend aufgearbeitet werden können. Wir stellen hier einige Seiten zu speziellen Themen zusammen, die Ihnen dabei helfen.

Hier wird der Aufbau der Kunden-Stammdaten beschrieben.

1 Allgemeines

Zunächst sollte man sich mit seinem Steuerberater abstimmen, welche Kundennummern die verwenden. Man sollte sich absprechen: Sollen die Kundennummern so bleiben wie bisher, oder sollte man die Nummern neu strukturieren.

• Wenn Sie sich für einen neuen Nummernkreis entscheiden: immer die alte Nummer und neue Nummer in je einer Spalte eingeben.

Aber: Bitte die Wünsche und Meinungen des Steuerberaters einholen und beachten. Dieser Punkt ist insbesondere später für die Übergabe der Rechnungen an die Finanzbuchhaltung wichtig.

Wir empfehlen eine Excel-Liste aus Ihrer bisherigen Software mit allen möglichen Informationen zu erstellen.

Wenn das nicht möglich ist oder nur unvollständig: Wir haben schon viele Wege gefunden, Daten aus alten Systemen heraus zu bekommen, bzw. wie wir Listen ins Excel-Format bringen können, um diese weiter zu bearbeiten.

Die Excel-Liste gilt als Grundlage.

Wichtig ist, dass in dieser Excel-Liste immer eine Zeile pro Kunde mit vielen Spalten für einen Import in PAT benötigt wird.

2 Mindestanforderungen bei der Anlage eines Kunden im PAT

• Kundennummer (max. 8 Zeichen, alphanumerisch ist möglich: 12345678)
• Kundenkurzbezeichnung oder Suchname (wie würden Sie nach einem Kunden suchen?) Bei doppelten Vor- und Nachnamen evtl. mit Ortsangabe (Plug-Plant, Heitmann, Börnsen)
• Name 1
• Straße / Hausnummer
• PLZ
• Ort
• Land (Länderkürzel)
• Tour (Pflichtfeld) Wichtig für die Auslieferung. Es ist möglich eine Tour KEINE, ODER LKW UND ABHOLER zu vergeben. Bei eigenem Fuhrpark die Bezeichnung für die Region die die Fahrer in der Regel fahren. 8 Zeichen für die Kurzbezeichnung stehen zur Verfügung, 50 für die Langbezeichnung (HH-OST = Hamburg Ost; HH-WEST = Hamburg West).
• Zahlart:
  • Welche Zahlungsarten und Zahlungsziele gibt es.
  • Jedem Kunden muss eine Standard-Zahlart zugeordnet werden.
    • BAR
    • ABBUCHUNG 10TG 3% = Abbuchung per Lastschriftverfahren innerhalb von 10 Tagen abzüglich 3% Skonto auf Warenwert
  • 15 Zeichen für die Kurzbezeichnung, 100 Zeichen für die Langbezeichnung.

2.1 Häufig verwendete Felder

Insgesamt kann man pro Kunden ca. 400 verschiedene Unterscheidungsmerkmale eingeben. Alle wurden zumindest je für einen Kunden benötigt. Es gibt keine Felder, die wir uns ausgedacht haben.

• Anrede (wird entweder verwendet als Firma, Gartenbaubetrieb etc. ...oder als persönliche Anrede auf den Formularen: Hallo liebes Plug-Plant Team, Hallo Herr Heitmann)
• Name 2 (Namenszeilen so verwenden, wie man diese in einem Brief schreiben würde)
• Name 3
• z.H.
• Postfach, PLZ Postfach
• Telefon
• Telefax
• Mobil
• E-Mail
• www
• Ortsteil
• Versandart (LKW, ABHOLER, SPEDITION) Danach können Transportkosten kalkuliert werden.
• Kundengruppe (z. B. PROFI, WIEDERVERKAUF) für die Statistik
• Preisgruppe (könne Kunden und unterschiedliche Preisgruppen eingeteilt werden? A, B, C?
• Mwst ID Nummer (von EU-Kunden)
• Steuernummer (von nationalen Kunden, wichtig bei einer Gutschrift)
• Leergutschein pro Lieferschein (Soll mit einem Leergutkonto für den Kunden gearbeitet werden?)
• Lieferschein mit Preis (es können Preise bei diesen Kunden auf dem Lieferschein gedruckt werden. (Standard ohne Preis))
• Sammelrechnung (Rechnung pro Lieferschein, Rechnung pro Lieferadresse, Rechnung pro Rechnungsadresse)
• Sprache der Berichte (in welcher Sprache sollen die Ausdrucke zu dem Kunden verfasst werden? nur erforderlich, bei vom Konzern abweichender Sprache)
• Währung (nur erforderlich bei vom Konzern abweichender Währung zum Kunden)
• Auftragsbestätigungsart bei Sammeldruck (Drucken, Fax, Mail)
• Transportberechnung JA/NEIN
• Transportpauschale pro Lieferung (Fixer Wert, oder % vom Warenwert ist möglich)
• Frachtzone (Fracht pro Tray - und Region)
• Vertreter (Vertretername z. B. HEITMANN, bis zu 10 Zeichen)
• Flag Avisieren aus der Tourenplanung (J/N)
• Avis-Art (Drucker, Mail, Fax)

Gibt es zu den Kunden Ansprechpartner? Die können in einer Extra Tabelle mit Bezug zur Kundennummer importiert oder manuell eingegeben werden.

2.2 Texte

• Kundenbezogener Text auf Auftragsbestätigungen und Lieferschein
• Interne Informationen zum Kunden
• Interne Informationen zum Kunden 2
• Rechnungstext zum Kunden
• Ladelisten Informationen

2.3 Abweichende Adressen

Im PAT gibt man im Auftrag die Adresse für den Lieferkunden an.

• Weicht die Rechnungsadresse von der Lieferadresse ab, wird im Feld Re.Knd Nr. ein (vorhandener) Rechnungskunde eingetragen.

Abweichende Abladestellen zu dem Kunden.

• Hat der Kunde mehre Betriebe oder Felder, so kann man diese im Kundenstamm als Extra Lieferadresse eingeben.
• Wer mit unterschiedlichen Abladestellen arbeitet, muss eine separate Excel-Tabelle vorbereiten oder diese (meist sind es wenige Adressen) per Hand nachtragen.

Zollrechnungs-Adresse

• Weicht die Adresse für eine eventuelle Zollrechnung von der Lieferadresse ab, wird die Kundennummer von der entsprechenden Adresse eingetragen

Depot-Adresse:

• Arbeitet man mit Depot-Adressen, sprich man lädt für mehrere Kunden die Ware bei einem Kunden ab, so wird diese Kundennummer dort eingetragen.

Tipp: Wenn man teilweise mit Depotadressen arbeitet, empfiehlt es sich, sofern der Kunden nicht auf ein fremdes Depot geliefert wird, ihn für sich selbst als Depotadresse einzugeben.

Leergutkonto.

• Soll das Leergut abweichend zur Lieferadresse eingegeben werden, muss diese Kundennummer ebenfalls im Kunden eingetragen werden (kommt selten vor).

All diese abweichenden Adressen sollen nur in dem Kundenstamm eingetragen werden, wenn das für diesen Kunden der Standard ist.
Alle Abweichungen zu Preisen, Fracht, Avis, Depotadressen etc. können pro Auftrag separat eingegeben werden.